Inspekcja skarbowa w gabinecie to dopiero początek?

Nie da się ukryć, że lista obowiązków informacyjnych, które musi spełnić stomatolog-przedsiębiorca, o ile chce być w zgodzie z obowiązującymi przepisami, jest długa. Jak dotąd, wymieniliśmy powinności notyfikacyjne, które narzuca stomatologom NFZ, Sanepid oraz urząd wojewódzki. Domyślam się jednak, że na tym nie koniec?

Arkadiusz Jóźwik: Oczywiście, istnieje również cała grupa innych organów, być może mniej represyjnych dla lekarzy, wobec których podmiot wykonujący działalność leczniczą w zakresie stomatologii musi wykazać się znajomością zapisów szeregu obowiązków. Istnieje również długa lista powinności związanych z użytkowaniem kasy fiskalnej. Niektóre z nich są mniej znane, dlatego może warto je przypomnieć.

Red.: Tym bardziej, że z fiskusem raczej nie ma żartów.
A.J.: Rzeczywiście, posiadanie kasy fiskalnej wiąże się z wieloma różnymi wymogami, które MUSZĄ być przez użytkownika ściśle przestrzegane pod groźbą mniej lub bardziej dotkliwych sankcji skarbowych. Właściwie na każdym etapie użytkowania kasy obowiązują rozmaite zakazy i nakazy – począwszy od kupna urządzenia, poprzez jego eksploatację, skończywszy na wycofaniu kasy z użycia. Oczywiście, owe obostrzenia, zalecenia, nakazy i wymogi posiadają ścisły związek z podstawową funkcją kasy rejestrującej – czyli z ewidencjonowaniem wysokości obrotów. Dzięki kasie fiskus może bardzo szybko ustalić, czy stomatolog nie ukrywa dochodów i sumiennie płaci Państwu należne podatki. To dlatego kasy fiskalne są objęte nadzorem Urzędu Skarbowego (dokładniej rzecz biorąc – Ministerstwa Finansów), a ich niewłaściwe użytkowanie może być przyczyną rozmaitych kłopotów.

Dodajmy w tym miejscu, iż nieznajomość przepisów prawa wcale nie zwalnia stomatologa od odpowiedzialności skarbowej – skoro istnieją określone przepisy, podatnik ma obowiązek się z nimi zapoznać i postępować zgodnie z zawartymi w nich wytycznymi.

Red.: Mówiąc szczerze, brzmi to coraz groźniej… Proszę więc nam wyjaśnić, jakie obowiązki informacyjne może skontrolować inspektor skarbowy.
A.J.: Podatnik rejestrujący obroty na kasie fiskalnej ma obowiązek:
– rejestracji zakupionego urządzenia w Urzędzie Skarbowym. Zgłoszenia należy dokonać na co najmniej jeden dzień przed rozpoczęciem ewidencji (innymi słowy – przed dokonaniem fiskalizacji kasy). Zgłoszenie musi zawierać liczbę kas rejestrujących oraz miejsce ich instalacji. Może być napisane odręcznie.
– fiskalizacji kasy -. jest to czynność polegająca na uaktywnieniu modułu fiskalnego, w którym odtąd są zapisywane wszystkie informacje o obrotach. Aktywację modułu może przeprowadzić tylko i wyłącznie uprawniony do tego serwisant. Od tej chwili kasa przechodzi w tryb fiskalny i jest gotowa do ewidencjonowania sprzedaży, czyli drukowania paragonów i raportów dobowych.
– po przeprowadzeniu fiskalizacji należy zgłosić ten fakt do Urzędu Skarbowego. Na poinformowanie US o tym, iż kasa została zafiskalizowana, mamy siedem dni od momentu fiskalizacji. W urzędzie należy przedstawić wypełnioną przez serwisanta książkę serwisową oraz druk "Zgłoszenie kasy przez podatnika".
– kolejnym obowiązkiem jest naniesienie numeru ewidencyjnego na obudowę kasy – po zgłoszeniu do skarbówki gotowego do pracy urządzenia, naczelnik właściwego dla podatnika Urzędu Skarbowego nadaje kasie numer ewidencyjny. Ustawodawca wymaga, aby numer został naniesiony na kasę w sposób trwały i widoczny – dlatego warto nanieść numer na kasę kolorowym markerem lub przykleić odporną na ścieranie nalepkę z numerem. Widoczny numer to taki, który jest zauważalny na urządzeniu gotowym do pracy, zatem nie będzie tego wymogu spełniał numer naniesiony na odwrocie kasy fiskalnej. Zaznaczam to, bowiem już teraz część urządzeń jest wykonana bardzo estetycznie, np. w kolorze biały, zaś naniesienie numeru co najmniej nie przydaje im uroku i dlatego część lekarzu zapisuje go na odwrocie. Za niedopełnienie tego obowiązku podatnik może być ukarany mandatem skarbowym, dlatego warto o nim pamiętać.
– podatnik ma również obowiązek przechowywania książki serwisowej kasy fiskalnej w miejscu sprzedaży przez cały okres użytkowania urządzenia. Nie należy więc trzymać książki serwisowej w domu, gdyż podczas kontroli skarbowej może nas to narazić na spore nieprzyjemności.
– w przypadku zgubienia lub zniszczenia książki serwisowej podatnik musi o tym fakcie poinformować Urząd Skarbowy. Ten sam wymóg obowiązuje przy kradzieży lub zniszczeniu kasy fiskalnej.
– ponieważ kopie paragonów są zaliczane do dokumentów fiskalnych, podatnik nie może ich ot tak sobie wyrzucić. Zgodnie z ustawą o rachunkowości dowody księgowe oraz dokumenty muszą być przez podatnika przechowywane przez okres pięciu lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane dokumenty dotyczą. Antidotum na te przechowywanie kopii paragonów są kasy fiskalne z pamięcią elektroniczną. Wówczas kasa nie drukuje kopii paragonów, zaś wszystkie dane są przechowywane w pamięci urządzenia.
– podatnik, który zamierza wyrejestrować urządzenie, musi zawiadomić Urząd Skarbowy o zamiarze likwidacji kasy i umówić się z przedstawicielem skarbówki na odczyt z pamięci fiskalnej. Absolutnie nie wolno samowolnie likwidować kasy, ponieważ grozą za to surowe sankcje skarbowe.

Red.: No to chyba najgorsze już za nami?
A.J.: Ależ skąd. Pozostało kilka mniej znanych obowiązków informacyjnych, pojawiających się dość często w praktyce lekarza-przedsiębiorcy. Na przykład:
– obowiązek poinformowania Starosty o zmianie sposobu użytkowania budynku (zgłoszenie), a niekiedy konieczność uzyskania w tym zakresie decyzji o warunkach zabudowy;
– zgłoszenie budowy podjazdu dla niepełnosprawnych;
– złożenie zbiorczego zestawienia danych o odpadach medycznych w terminie do 15 marca danego roku za rok ubiegły Marszałkowi Województwa;
– złożenie zbiorczego zestawienia informacji o zakresie korzystania ze środowiska do 30 marca danego roku za rok ubiegły Marszałkowi Województwa;
– złożenie sprawozdań wynikających z ustawy o statystyce publicznej, takich jak: MZ-88; MZ-89; MZ-11; ZD-3;
– obowiązek poinformowania Pacjentów o osobie administratora danych osobowych, celu zbierania danych, zasadach dostępu do tych danych oraz zasad ich uzyskiwania;
– obowiązek poinformowania pacjentów/klientów o obowiązującym cenniku wykonywanych świadczeń zgodnie z ustawą o informowaniu o cenach towarów i usług;
– obowiązek sporządzenia i ekspozycji planu ewakuacji w razie pożaru, połączony z odpowiednim oznaczeniem miejsc na przenośne urządzenia gaśnicze;
– obowiązek do 20 stycznia danego roku poinformowania właściwego US o zmianie formy opodatkowania;
– obowiązek zgłoszenia inspektorowi sanitarnego oraz właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy każdego przypadku choroby zawodowej pracownika;
– obowiązek zgłoszenia Wojewódzkiemu Inspektorowi Sanitarnemu pracy z urządzeniem jonizującym i uzyskania w tym zakresie pozwoleń

Red.: Załóżmy hipotetycznie, że lekkomyślny, a przy tym pechowy stomatolog został skontrolowany przez wszystkie uprawnione do tego instytucje i ukarany za niedopatrzenie obowiązków informacyjnych. Ile mógłby łącznie zapłacić za poszczególne niedopatrzenia?
A.J.: To ciekawe pytanie :-)). Postaram się na nie odpowiedzieć podczas następnego spotkania.

Przewodnikiem po gąszczu obowiązków informacyjnych był mec. Arkadiusz Jóźwik – radca prawny, autor bloga prawodlastomatologow.pl publicysta medyczny, specjalizujący się w dziedzinie prawa medycznego i działalności leczniczej.

Zobacz również:

Jakie obowiązki informacyjne nakłada na stomatologów państwo?

Stomatolog contra NFZ, Sanepid i urząd wojewódzki