Zarządzanie zespołem w stomatologii

Wkraczając w zawodowe życie stomatologiczne, wielu z nas marzy o własnej praktyce, która będzie się rozwijała, powiększała i w przyszłości będzie zarabiała na nas. Na początku drogi, kiedy jesteśmy jeszcze pracownikami, snujemy wizje o przyszłej klinice, w której „będzie inaczej” niż w tych, w których pracowaliśmy. W roli pracownika rzadko postrzegamy swoje otoczenie odnosząc się do funkcjonowania całej organizacji. Jest to też często niedoceniany przywilej bycia pracownikiem. Kiedy stajemy się „szefami”, wizję idealnej kliniki musimy skonfrontować z otaczającą nas rzeczywistością.

Lekarze otwierający własne placówki zazwyczaj mają już duże doświadczenie w przyjmowaniu pacjentów, stawianiu diagnoz i wykonywaniu medycznych procedur. Rzadko jednak spotykamy wśród lekarzy osoby posiadające wiedzę i doświadczenie w prowadzeniu biznesu i zarządzaniu zespołem. Wielu z nich z powodzeniem prowadzi swoje kliniki, łącząc w ciągu doby dwie funkcje – bycia lekarzem i bycia menadżerem, za co płacą przepracowaniem i przemęczeniem. Im większa struktura organizacji, tym więcej problemów dnia codziennego do rozwiązania i poważniejsze decyzje do podejmowania. Zarządzanie podległym zespołem jest jednym z najtrudniejszych elementów prowadzenia placówki medycznej. Jak w każdej firmie, na zespół składają się indywidualne jednostki, z których każda ma inne potrzeby, wartości czy osobowość.

Funkcje i zakresy obowiązków

W każdej klinice można wyróżnić grupy personelu ze względu na funkcje, które pełnią. Będą to lekarze, asystentki, higienistki i personel administracyjny oraz czasem technicy dentystyczni. Im więcej osób w poszczególnych grupach, tym bardziej rozbudowana będzie struktura hierarchii w zespole. Niezależnie jednak od roli w całej strukturze, każdy z członków personelu powinien posiadać swój indywidualny, dostosowany do stanowiska i funkcji zakres obowiązków. Zakresy obowiązków pozwalają właścicielowi od początku zatrudnienia pracownika na przydzielenie mu zadań, za które w przyszłości będzie odpowiedzialny. W toku rozwoju firmy niezwykle ważne jest, aby delegować zadania pracownikom. Wśród tych zadań będą też takie, które dotychczas lub w początkowej fazie funkcjonowania placówki wykonywał właściciel. 

Struktura zespołu i delegowanie zadań

To, w jaki sposób zbudujemy strukturę zespołu, będzie bezpośrednio wpływało na to, komu i jakie zadania będziemy delegować. Równie ważna jak delegowanie zadań jest możliwość kontroli, czy zlecone zadania zostały wykonane. Głównym celem delegowania zadań pracownikom jest zapewnienie ciągłości funkcjonowania placówki przy jednoczesnym zmniejszeniu obciążenia właściciela. Ważne jest, więc, aby zespół był świadomy, kto kieruje do niego zadania i komu ma ewentualnie zdawać raport w zakresie wykonanej pracy. Komunikaty muszą być precyzyjne, zadania określone w czasie, a pracownik musi czuć wsparcie osoby przełożonej w sytuacji niezrozumienia polecenia lub trudności w jego wykonaniu.

Przykładowa struktura zespołu kliniki stomatologicznej:

 W takiej hierarchii właściciel deleguje zadania do menedżera i od niego oczekuje raportu z wykonanych działań. Menadżer deleguje zadania lekarzom i kierownikom poszczególnych grup personelu.

Wdrożenie struktury hierarchicznej i określenie relacji pomiędzy poszczególnymi członkami personelu ułatwia kontrolę wykonywanych działań w całej organizacji.

Agnieszka Zawiślak, Joanna Szewczyk