Faktura korygująca i nota korygująca – warto znać różnice

Faktura korygująca i nota korygująca to dwa dokumenty często wykorzystywane w praktyce gospodarczej. Służą one poprawianiu błędów znajdujących się na fakturach będących poświadczeniem przeprowadzenia transakcji. Podpowiadamy, czym różnią się faktura i nota korygująca oraz kiedy należy je wystawić.

Dentyści-przedsiębiorcy w ramach prowadzenia własnej firmy mają nieustanny kontakt z fakturami – czy to otrzymywanymi od firm dostarczających im materiały oraz sprzęt stomatologiczny czy też wystawianymi osobiście, np. kiedy dentysta dodatkowo zajmuje się prowadzeniem sklepu internetowego, w którym sprzedaje akcesoria do higieny jamy ustnej. W każdej fakturze może zdarzyć się pomyłka – nietrudno jest o błąd w nazwie firmy, numerze NIP, kwocie netto lub brutto. Co wtedy? Prawo dopuszcza dwie opcje: wystawienie faktury korygującej lub noty korygującej. Różnica między tymi dokumentami jest jednak dość spora.

Zacznijmy od faktury korygującej. W jej przypadku najważniejszy jest fakt, że dokument ten może wystawić tylko i wyłącznie sprzedawca danego towaru lub usługi, a także to, że dotyczy ona takich błędów, które pociągają za sobą zmiany w rozliczeniach podatkowych oraz rachunkowych. Dla przykładu: dentysta-przedsiębiorca otrzyma fakturę korygującą od firmy, od której kupił unit stomatologiczny, a która już po wystawieniu pierwotnej faktury udzieliła mu 10% rabatu. Dentysta prowadzący sklep internetowy wystawi z kolei fakturę korygującą, jeśli na przesłanej klientowi fakturze źle zsumował ceny towaru. Jakie elementy musi zawierać faktura korygująca? Obowiązkowo oznaczenie „korekta” lub „faktura korygująca”, datę wystawienia i numer, dane obu stron transakcji, dane z pierwotnej faktury, której dotyczy korekta oraz kwoty rabatu, zmniejszenia lub zwiększenia podatku itp. Co ważne, sprzedawca musi posiadać potwierdzenie odbioru faktury korygującej przez kontrahenta, np. w postaci potwierdzenia odczytania maila.

Jeśli chodzi o notę korygującą, to obowiązek jej wystawienia spoczywa na nabywcy danego towaru/usługi w przypadku, gdy na pierwotnej fakturze doszło do pomyłki o charakterze formalnym, czyli np. błędu w numerze NIP, literówki w nazwie firmy, pomyłki w nazwie towaru itp. Dentysta-przedsiębiorca wystawi więc notę korygującą firmie, od której kupił unit stomatologiczny w sytuacji, gdy na fakturze zauważy przekręcenie nazwy jego kliniki. Nota korygująca również musi zawierać określone elementy: oznaczenie „nota korygująca”, datę wystawienia, numer, dane obu stron transakcji oraz treść korygowanej informacji. Nota księgowa także musi zostać zaakceptowana przez sprzedawcę, który wystawił fakturę pierwotną.

Na koniec warto uświadomić sobie, że faktura to dokument skarbowy, a każdy przedsiębiorca ma obowiązek wystawiać je w sposób bezbłędny i czytelny. Wadliwe wystawienie faktury – zgodnie z art. 62 § 2 kodeksu skarbowego – jest wykroczeniem, podlegającym karze w wysokości do 180 stawek dziennych. Z kolei wystawienie faktury w sposób niezgodny z rzeczywistością (nierzetelny) może skutkować karą grzywny do 240 stawek dziennych.

Psycholog biznesu Jacek Santorski wyjaśnia, skąd się bierze wypalenie zawodowe i jak do niego nie dopuścić.

AF

Fot. stevepb, pixabay.com