Masz kontrolę skarbową? Zadbaj o dostęp do akt podatkowych!

Warto przypomnieć czytelnikom, iż zgodnie z Ordynacją podatkową postępowanie skarbowe jest zawsze prowadzone w formie pisemnej. Oznacza to, iż zarówno sam przebieg kontroli skarbowej (czyli wszystkie podejmowane przez podatnika oraz pracownika fiskusa czynności), jak i wszystkie zgromadzone przez organ podatkowy informacje – powinny przybrać formę papierowych dokumentów. Dokumenty te powinny trafić do jednej teczki, opatrzonej nazwą kontrolowanego oraz unikalnym numerem sprawy, tworząc w ten sposób akta podatkowe.

Jakie dokumenty trafiają najczęściej do akt podatkowych?
W aktach gromadzone są wszelkie pisma, które mają związek z danym postępowaniem skarbowym. Są to najczęściej:
– pisma kierowane z urzędu do kontrolowanego (na czele z upoważnieniem do kontroli skarbowej lub postanowieniem o wszczęciu postępowania podatkowego),
– faktury, umowy, rachunki itp.
– protokoły z przesłuchania podatnika będącego stroną lub powołanych w danej sprawie świadków,
– pisma kierowane z urzędu do innych firm i instytucji (np. banków, komorników itp.) wraz z odpowiedziami owych podmiotów,
– protokoły z przebiegu kontroli podatkowej,
– protokoły z czynności sprawdzających przeprowadzanych u kontrahentów strony (kontrole krzyżowe),
– notatki służbowe sporządzone przez pracowników skarbówki, dokumentujące dokonanie mniej ważnych czynności,
– zeznania świadków powołanych przez obie strony,
– decyzje podatkowe (np. wydane przez organ podatkowy I instancji),
– wyroki sądów administracyjnych.
Ponieważ jednak zgodnie z Ordynacją podatkową dowodem może być wszystko, co może wyjaśnić sprawę, a nie jest sprzeczne z prawem – w praktyce katalog owych dokumentów może ulec poszerzeniu.

Kontrolowany ma prawo wglądu w akta sprawy
Warto w tym miejscu przypomnieć, iż zgodnie z Ordynacją podatkową kontrolowany podmiot ma prawo wglądu w akta podatkowe. Może również sporządzać z nich notki lub poprosić o sporządzenie kserokopii dokumentów. Co więcej, prawo to przysługuje mu zarówno w trakcie, jak i po zakończeniu postępowania skarbowego.
Warto również wiedzieć, iż fiskus przed wydaniem decyzji ma obowiązek poinformowania podatnika o możliwości zapoznania się z aktami i wypowiedzenia się na temat zgromadzonego w nich materiału dowodowego. I – jak twierdzą doradcy podatkowi – zdecydowanie warto z tego prawa skorzystać!!!
Po pierwsze dlatego, iż dla pracowników skarbówki takie zachowanie stanowi czytelny sygnał, iż podatnik trzyma rękę na pulsie i aktywnie kontroluje sprawę, wnikliwie weryfikując poczynania urzędników. Po drugie – przejrzenie akt daje podatnikowi możliwość wypowiedzenia się na temat całego zgromadzonego materiału dowodowego. Jeśli więc kontrolowany zdoła wychwycić w aktach jakieś nieścisłości lub braki, które – jego zdaniem – miałyby wpływ na decyzję organu podatkowego, może w tym momencie je zasygnalizować i zmusić pracownika skarbówki do ich odnotowania. Urzędnik (aczkolwiek bardzo niechętnie) będzie musiał sporządzić protokół, w którym zostaną zapisane wszystkie zastrzeżenia podatnika.
Stwierdziliśmy wcześniej, iż pracownicy fiskusa z dużą niechęcią traktują takie żądanie. Dzieje się tak dlatego, gdyż po pierwsze – podatnik zmusza ich do nanoszenia poprawek na zawczasu przygotowaną decyzję, po drugie, wniosek o uzupełnienie braków pozwala domniemywać, iż kontrolowany tak łatwo nie złoży broni i najprawdopodobniej złoży odwołanie.

Praktyczne wskazówki
Na zakończenie warto podatnikom uświadomić, iż akta są przypisane tylko do jednej, konkretnej sprawy. Oznacza to, iż jeśli fiskus np. przeprowadza po sobie kilka kontroli, każda z nich generuje oddzielne akta podatkowe. Warto o tym pamiętać, gdyż ów fakt ma dla podatnika następujące konsekwencje:
1. Składane przez kontrolowanego pisma (np. wyjaśnienia) nie trafią automatycznie do akt wszystkich pozostałych postępowań. Aby tak się stało, podatnik musi to wyraźnie zaznaczyć w piśmie lub powołać się na numery wszystkich prowadzonych kontroli/postępowań.
2. Jeżeli kontrolowany zdecyduje się na powołanie pełnomocnika, musi sporządzić dokumet pełnomocnictwa do każdych akt oddzielnie.
3. Oddzielne akta oznaczają, iż wydane zostaną oddzielne decyzje podatkowe (każda decyzja w oparciu o materiał dowodowy zgromadzony w aktach o numerze odpowiadającym numerowi wydanej decyzji).

B.Sz.