Jak przebiega wyrejestrowanie kasy fiskalnej – opis procedury

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, wyrejestrowanie kasy fiskalnej musi przebiegać w formie narzuconej przez Ministra Finansów. Podatnik, który samowolnie zlikwiduje urządzenie i nie przeprowadzi obowiązkowego w takiej sytuacji odczytu pamięci, raczej nie będzie mógł liczyć na pobłażliwość fiskusa. Pracownik skarbówki, działając na podstawie art. 80 § 1 Kodeksu karnego skarbowego ("Kto wbrew obowiązkowi nie składa w terminie właściwemu organowi wymaganej informacji podatkowej, podlega karze grzywny do 120 stawek dziennych"), prawie na pewno ukarze go grzywną. Likwidując kasę należy więc przestrzegać wymaganej przez Urząd Skarbowy procedury i uniknąć w ten sposób niepotrzebnych kłopotów.

O zamiarze likwidacji kasy zawiadamy US oraz serwisanta
Wyrejestrowanie kasy fiskalnej zawsze jest przeprowadzane w obecności 3 osób: użytkownika urządzenia, przedstawiciela organu podatkowego oraz serwisanta. W pierwszej kolejności musimy więc poinformować oba te podmioty. W tym celu:
1. Możemy udać się do Urzędu Skarbowego i złożyć w okienku „Wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji prowadzonej przez Naczelnika Urzędu Skarbowego” oraz "Wniosek o dokonanie odczytu zawartości pamięci fiskalnej", a następnie: ustalić z pracownikiem skarbówki termin i miejsce wyrejestrowania kasy i przekazać tę informację serwisantowi.
2. Opcja druga – możemy też scedować załatwienie wszystkich formalności na serwis. W takim przypadku to serwisant uzgadania z fiskusem termin wyrejestrowania kasy i składa w US wnioski w naszym imieniu.
Z reguły procedura odczytu jest przeprowadzana w siedzibie urzędu skarbowego (tak więc kasę lub kasy należy do skarbówki dowieźć, nie zapominając przy okazji o książce serwisowej). Bywa jednak, choć bardzo rzadko, iż przedstawiciel fiskusa zgadza się na wyrejestrowanie kasy w miejscu jej użytkowania lub w firmie serwisującej urządzenia.

Jak napisać „Wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji prowadzonej przez Naczelnika Urzędu Skarbowego"
„Wniosek o dokonanie odczytu pamięci fiskalnej kasy” powinien być sporządzony według wzoru, który został podany w załączniku nr 3 do Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących. Jednak treść drugiego wniosku nie została odgórnie narzucona przez ustawodawcę. Dlatego podatnik może skorzystać z gotowego formularza (wzór „Wniosku o dokonanie odczytu” można znaleźć na stronach niektórych urzędów skarbowych lub na stronach producentów urządzeń fiskalnych), może też ów dokument napisać odręcznie. W tym ostatnim przypadku pismo musi zawierać następujące informacje:
1. Dane podatnika: nazwę firmy/imię i nazwisko, adres, NIP/ REGON, datę i miejsce,
2. Dane urządzenia zgłoszonego do odczytu – obowiązkowo podajemy typ/model kasy, numer ewidencyjny (czyli numer nadany przez urząd skarbowy i zapisany na obudowie), numer unikatowy i numer fabryczny (te informacje znajdziemy w książce serwisowej), datę fiskalizacji oraz adres, pod którym do tej pory była zainstalowana kasa.
3. Powód wystąpienia o przeprowadzenie odczytu: np. zapełnienie pamięci fiskalnej, uszkodzenie modułu fiskalnego skutkujące koniecznością wymiany całego urządzenia, zamknięcie działalności gospodarczej, ogłoszenie upadłości, otwarcie postępowania likwidacyjnego.
4. Dwa oświadczenia o następującej treści:
– „Oświadczam, że nie korzystałem/korzystałem z ulgi z tytułu zakupu kasy (niepotrzebne skreślić),
– Oświadczam, że kasa była użytkowana krócej niż trzy lata, w związku z tym zwracam ulgę z tytułu kupna kasy w wysokości …..zł na konto urzędu skarbowego.
5. Opcjonalnie – informację o dalszym losie kasy po dokonanym odczycie (np. „Oświadczam, że urządzenie po odczycie pamięci fiskalnej zostanie przekazana do serwisu/firmy utylizacyjnej w celu złomowania”).
6. Czytelny podpis i pieczątkę firmy

Ważne! Jeżeli przeprowadzamy odczyt pamięci w związku z wymianą modułu fiskalnego, powinniśmy jednocześnie z „Wnioskiem” złożyć w US druczek „Zgłoszenie kasy przez podatnika".

Na czym polega odczyt pamięci?
W obecności urzędnika skarbowego oraz właściciela kasy serwisant – po sprawdzeniu całości plomb zabezpieczających moduł fiskalny – drukuje okresowy raport rozliczeniowy obejmujący cały okres eksploatacji urządzenia (tj. od dnia fiskalizacji kasy do dnia jej wyrejestrowania). Sporządzenie wydruku blokuje działanie modułu fiskalnego i sprawia, iż od tego momentu kasa traci funkcję ewidencjonowania obrotów: nie da się już na niej wydrukować żadnego raportu ani nie jest możliwe prowadzenie na niej sprzedaży.
Po przeprowadzonym odczycie i sprawdzeniu poprawności wpisów w książce serwisowej pracownik skarbówki sporządza protokół stanowiący ostateczne potwierdzenie likwidacji urządzenia. Dokument ten jest spisywany w trzech egzemplarzach, po jednym dla użytkownika kasy, serwisanta i urzędu skarbowego. Następnie fiskus wykreśla urządzenie ze swojej ewidencji i oddaje je do dyspozycji użytkownikowi.

B.Sz.