Jakie sposoby na walkę z inflacją mają gabinety stomatologiczne?

Inflacja jest obecnie bardzo dużym problemem, który przekłada się na rekordowy wzrost cen usług stomatologicznych. Według danych GUS-u, w październiku 2022 r. ich wzrost był największy w całym sektorze ochrony zdrowia i wyniósł 17,2% rok do roku.

Praca gabinetów stomatologicznych jest poddawana różnym czynników cenotwórczym. Najbardziej znaczące wzrosty cen odnotowane zostały w kategoriach materiałów, narzędzi i sprzętu stomatologicznego (często są to wzrosty rzędu kilkudziesięciu procent). Wynikają one głównie z inflacji, kosztów po stronie producentów, ale również ze słabości złotówki w ostatnich miesiącach.

Według danych GUS-u, ceny najmu lokali użytkowych w październiku również wywindowały – średnio o 28% rok do roku. Stomatolodzy natomiast często wynajmują lokale, więc wzrost czynszów co najmniej o wskaźnik inflacji to kolejny czynnik mocno wpływający na ogólną rentowność gabinetów.

Podwyżki cen gazu i energii elektrycznej również wpłynęły na koszty ponoszone przez kliniki stomatologiczne, zwłaszcza że leczenie stomatologiczne wymaga sprzętów z dużym zapotrzebowaniem na energię, takich jak lampy zabiegowe, kompresory, autoklawy czy ozonatory. Większość sprzętów w klinice stomatologicznej zwykle jest leasingowana, więc podwyższenie stóp procentowych również ma wymierny wpływ na wzrost kosztów ponoszonych przez stomatologów.

To oczywiście tylko kilka przykładów czynników, które w ostatnich miesiącach mocno wpłynęły na bazę kosztową gabinetów stomatologicznych w całej Polsce.

Sposoby na walkę z inflacją

Właściciele gabinetów mogą walczyć z inflacją (i już to robią, o czym świadczą dane GUS-u) poprzez zwiększanie cen usług, ale ta metoda ma swoje ograniczenia. Popyt na usługi stomatologiczne jest elastyczny, więc cen nie można zwiększać w nieskończoność – w którymś momencie nastąpi bowiem spadek popytu po stronie pacjentów, przynajmniej dla niektórych kategorii usług stomatologicznych.

Właściciele mogą również próbować redukować wysokość wynagrodzeń lekarzy oraz pozostałego personelu, ale w obecnych uwarunkowaniach rynkowych (wciąż silnej presji na płace) jest to bardzo trudne albo wręcz niemożliwe do przeprowadzenia.

Niektórzy właściciele gabinetów patrzą jednak na inną kategorię kosztową i właśnie tam widzą potencjał do poprawy. Koszty materiałów, narzędzi oraz sprzętu stomatologicznego wynoszą średnio 7-10% wartości obrotu generowanego przez gabinety stomatologiczne. Jest to często druga pozycja kosztowa po wynagrodzeniach dla pracowników.

Proces zakupowy – status quo

Dzisiaj większość gabinetów stomatologicznych wciąż realizuje zamówienia materiałów, dokładnie tak samo, jak robiły to w XX wieku – zazwyczaj za pomocą kartki papieru lub telefonu. Niestety nie jest to efektywny proces gdyż pochłania dużo czasu i nie zawsze pozwala na wybór najlepszej oferty.

Realizacja procesu zakupowego poprzez podyktowanie listy przez telefon albo wysłanie maila z zamówieniem niejednokrotnie wiąże się z brakiem informacji zwrotnej na temat dostępności potrzebnych produktów. Pracownik gabinetu o brakach magazynowych często dowiaduje się w momencie otwarcia paczki z dostawą. Aby proces leczenia pacjentów przebiegał bez zakłóceń, przy doborze dostawców trzeba koniecznie zwracać uwagę na dostępność potrzebnych produktów. Każda kolejne powtórzenie kontaktu z dostawcą ciągnie za sobą dodatkowy koszt czasu pracowników gabinetu.

W dobie rosnących kosztów utrzymania gabinetów, trwanie przy przyzwyczajeniach sprzed lat to ryzyko utraty środków, które mogłyby być przeznaczone na rozwój i poprawę warunków leczenia m.in. na zakup nowego sprzętu czy też szkolenia dla pracowników.

Jak ulepszyć proces zakupowy w gabinecie?

Po pierwsze należy postawić na odpowiednią organizację procesów zakupowych w gabinecie. Długoterminowym celem procesu zakupowego (ang. procurement) jest oszczędność kosztów, kontrola wydatków i wydajność przepływu pracy. Z uwagi na to, iż procurement jest terminem obejmującym kilka podstawowych funkcji biznesowych, powinien być uważany za kluczową część strategii każdej firmy.

Modelowy proces powinien składać się z 9 kroków:

• zebrania zapotrzebowania,
• przygotowania zamówienia,
• akceptacji zamówienia,
• poszukiwania dostawców,
• wyboru najlepszego dostawcy,
• negocjowania cen,
• zarządzania zamówieniem i dostawą,
• zatwierdzenia lub korekty faktur,
• prowadzenia rejestru magazynowego.

Niestety najczęściej proces zakupowy w gabinecie stomatologicznym ogranicza się zaledwie do 3 kroków: zebrania zapotrzebowania, przygotowania zamówienia i zatwierdzenia lub korekty faktur.

Najczęściej pomijanymi etapami są dokładne rozeznanie rynku, wybór najlepszych dostawców oraz negocjowanie cen. Nie dzieje się to jednak bez przyczyny. Często listy zapotrzebowania dla poszczególnych zamówień mają ponad 100 pozycji i manualna analiza ofert dla poszczególnych produktów to wiele godzin pracy. Brak bieżącej inwentaryzacji stanów magazynowych to również bolączka wielu gabinetów, która skutkuje koniecznością zamówień na cito.

Pierwszym krokiem do poprawy jest audyt procesu funkcjonującego w gabinecie, aby uzupełnić go o kroki, które są pomijane, a następnie zautomatyzowanie pracy tam, gdzie jest to możliwe. Sam proces zakupowy można ulepszyć poprzez wykorzystanie dedykowanego oprogramowania do zamawiania potrzebnych materiałów. Umożliwia to automatyzację procesu zaopatrzenia, a także dokładne kontrolowanie jego etapów i wartości poprzez zagregowanie danych dotyczących wydatków czy ilości zamawianych produktów.

Coraz popularniejszym rozwiązaniem jest używanie specjalnego oprogramowania, które pozwala na automatyczne przeprowadzenie wszystkich etapów procesu zakupowego.

Cyfryzacja zakupów w stomatologii na świecie

W wielu krajach na świecie są już dostępne aplikacje, które pozwalają na cyfryzację procesu zakupowego i porównywanie ofert otrzymanych od dostawców. Takie rozwiązania są dostępne m.in. w:

• USA – działa tam wiele firm, ale jednym z wiodących jest oprogramowanie dostarczane przez Method (https://www.methodusa.com/),
• Kanadzie – Sowingo (https://sowingo.com/),
• Niemczech – AERA-Online (https://www.aera-online.de/),
• Szwajcarii – HystrixMedical (https://hystrixmedical.com/).

Jak widać, cyfryzacja procesów zakupowych to trend, który pojawił się w branży stomatologicznej na całym świecie. A jak wygląda sytuacja w Polsce – czy takie rozwiązania są już dostępne także u nas?

Oprogramowanie do procesów zakupowych w gabinecie dentystycznym w Polsce

Rozwiązanie tego typu jest już także dostępne na rynku polskim. Jest nim aplikacja Dentametr (https://app.dentametr.pl/), której dynamiczny rozwój na polskim rynku obserwowany jest w tym roku. Według twórców tego oprogramowania, właściciele gabinetów mogą oszczędzić do 20% rocznie na zamówieniach zarówno medycznych, jak i biurowych, jednocześnie odzyskując czas tracony na powtarzalne czynności, takie jak tworzenie list zakupowych czy porównywanie ofert.

Inflacyjne otoczenie wydaje się sprzyjać tego typu rozwiązaniom i być może już wkrótce nasz rynek przejdzie transformację podobną do tej, którą obserwujemy w Ameryce Północnej i Europie Zachodniej.