Zasady komunikacji mailowej z pacjentem gabinetu stomatologicznego
Zasady komunikacji mailowej z pacjentem gabinetu stomatologicznego
Maile są jedną z nowoczesnych form komunikacji z pacjentami stosowaną przez coraz większą ilość gabinetów stomatologicznych. W większości przypadków za kontakt z pacjentami odpowiadają asystentki stomatologiczne, niekiedy zajmujące się również recepcją gabinetu. Warto więc wiedzieć, w jakich sytuacjach można wysłać pacjentowi maila i jak zrobić to w sposób poprawny.
Zdecydowana większość gabinetów stomatologicznych korzysta w codziennym funkcjonowaniu z Internetu. Standardem są już profesjonalne strony internetowe, a także korzystanie z poczty internetowej w komunikowaniu się z pacjentem. W wielu przypadkach za jej obsługę odpowiada asysta stomatologiczna, która często zajmuje się również prowadzeniem szeroko rozumianej recepcji. W kontakcie mailowym z pacjentem, podobnie jak w kontakcie osobistym, należy przestrzegać kilku zasad.
Najważniejszą regułą jest w miarę regularne odbieranie poczty oraz odpisywanie na wiadomości. Długa zwłoka w odpowiedzi stawia dany gabinet w niezbyt korzystnym świetle – skoro dysponuje on pocztą mailową, podaje jej adres na wizytówkach czy stronie internetowej, to ma obowiązek jej używać. Brak odpowiedzi na maila może zrazić do gabinetu zarówno dotychczasowych pacjentów, jak i tych dopiero zainteresowanych jego usługami. Najlepiej jest ustalić sobie stałą godzinę, w której sprawdza się skrzynkę i odpisuje na maile.
W mailowym kontakcie z pacjentami należy zwrócić szczególną uwagę na zachowanie odpowiedniej formy. Wiadomość najlepiej jest zacząć od odpowiedniego zwrotu grzecznościowego, pamiętać trzeba również o podpisaniu się, aby odbiorca miał świadomość, z kim koresponduje. Dobrym pomysłem jest wpisanie w ustawienia danego adresu mailowego niezmiennej stopki, czyli końcowego fragmentu maila, zawierającego imię i nazwisko osoby piszącej, jej stanowisko, numer telefonu do kliniki czy godziny jej otwarcia. To duże ułatwienie i znaczna oszczędność czasu. Istotne jest także to, aby nie pisać maila wielkimi literami – w tzw. netykiecie jest to odbierane jako podnoszenie głosu na odbiorcę.
W jakich sytuacjach to asystentka-recepcjonistka może zainicjować kontakt mailowy z pacjentem? Zalicza się do nich np. poinformowanie go o możliwości odbioru wyników badań, niespodziewanej nieobecności lekarza, prośba o potwierdzenie terminu najbliższej wizyty lub przypomnienie o niej. Oczywiście należy mieć świadomość, że nie wszyscy pacjenci regularnie odczytują pocztę elektroniczną, więc jeśli po jednym lub dwóch dniach w skrzynce nie ma odpowiedzi, warto spróbować kontaktu telefonicznego. Uwaga! Bez zgody pacjenta nie wolno wysyłać mu drogą mailową żadnych wiadomości reklamowych, marketingowych, sprzedażowych itp. Stanowi to naruszenie prawa. Jeśli jednak w codziennej działalności gabinetu znajdują się takie praktyki, przy wypełnianiu kwestionariusza osobowego przez pacjenta przed pierwszą wizytą, należy poprosić go zgodę na wykorzystanie jego adresu mailowego w takich celach.
Komunikacja z pacjentem, nawiązywanie z nim długotrwałych relacji, profesjonalna obsługa – to elementy wpływające na pozytywny wizerunek gabinetu i pracującego w nim personelu.
AF
Fot. Unsplash, pixabay.com
POWIĄZANE ARTYKUŁY
Mieszkanka stanu Pensylwania (USA) została skazana na karę więzienia za kradzież prawie 100 tys. dolarów z gabinetu stomatologicznego oraz restauracji, w których pracowała. 59-latka ukradzione pieniądze przeznaczała na… wakacyjne wyjazdy. Kimberly ...
Świadectwa pacjentów, zarówno te wyrażane słownie, jak i publikowane w Internecie, mogą być dla stomatologów źródłem satysfakcji, potwierdzeniem słuszności obranej drogi zawodowej, ale też powodem obaw i problemów – także takich, na które dentyści w ...
W rozmowie z brytyjskim portalem stomatologicznym Dentistry.co.uk dr Cat Burford opowiada o swoich planach samotnej, prowadzonej bez wsparcia wyprawy na Biegun Południowy. Dr Burford opowiada o tym, skąd wziął się pomysł na podbój Antarktyki oraz jak...
Blog to narzędzie, które może efektywnie wspierać działania prowadzone przez każdą firmę. Nie inaczej jest w przypadku praktyk dentystycznych. Jeżeli chcesz zainteresować swoją ofertą potencjalnych pacjentów i przekonać ich do wizyty w swoim gabineci...
Lekarz stomatolog z amerykańskiego stanu Illinois wkrótce trafi na 2,5 roku do więzienia federalnego po tym, jak w nieuczciwy sposób uzyskał kwotę 1,2 miliona dolarów na leczenie, które nie zostało przez niego przeprowadzone. Oskarżony przyznał się d...
W poprzednim artykule doszliśmy do punktu, w którym powinniśmy odpowiedzieć sobie na jedno zasadnicze pytanie. Czy aby na pewno my i nasz zespół mamy wystarczająco dużo czasu, by samodzielnie prowadzić działania marketingowe w naszym gabinecie? Odpo...
Lekarz dentysta, który przed kilkoma miesiącami utracił prawo wykonywania zawodu, został aresztowany pod zarzutem leczenia stomatologicznego bez wymaganej licencji. Utrata możliwości dalszej pracy w zawodzie wiązała się z licznymi zarzutami, które od...
W najnowszym odcinku podcastu serwisu DrBicuspid.com wystąpił doktor prawa Alex Nottingham, założyciel i dyrektor generalny All-Star Dental Academy, który mówił o „cichych zabójcach” w gabinecie stomatologicznym – problemach, które niejednokrotnie po...
Jest różnica między informacją a komunikacją. Dlatego uważnie słuchaj, czego oczekują twoi pacjenci i dostosuj oczekiwania do możliwości. My zaś często skarżymy się na to, że pacjenci nie słuchają lub nie przestrzegają naszych zaleceń. Z drugiej stro...
Niezależnie od naszych osobistych odczuć w stosunku do mediów społecznościowych, wielu naszych obecnych i potencjalnych pacjentów jest aktywnych na Instagramie lub pod wpływem tych, którzy tam już są. W brytyjskim portalu Dentistry.co.uk Shaz Memon, ...
Rabaty to popularna i nierzadko skuteczna strategia marketingowa, często stosowana także przez gabinety stomatologiczne, aby przyciągnąć nowych pacjentów. Należy jednak zadać sobie pytanie, czy obniżanie cen usług to naprawdę najlepszy sposób na przy...
