Dentonet
ASYSTA
E-mail
WYBIERZ KATEGORIĘ
Praca asysty
Higiena stomatologiczna
Edukacja
Wokół gabinetu
Warto wiedzieć
Asysdent2

Zasady komunikacji mailowej z pacjentem gabinetu stomatologicznego

0 Komentarze | Publikacja:
Poleć artykuł Drukuj artykuł Wielkość czcionki - +
Zasady komunikacji mailowej z pacjentem gabinetu stomatologicznego

Zasady komunikacji mailowej z pacjentem gabinetu stomatologicznego

Maile są jedną z nowoczesnych form komunikacji z pacjentami stosowaną przez coraz większą ilość gabinetów stomatologicznych. W większości przypadków za kontakt z pacjentami odpowiadają asystentki stomatologiczne, niekiedy zajmujące się również recepcją gabinetu. Warto więc wiedzieć, w jakich sytuacjach można wysłać pacjentowi maila i jak zrobić to w sposób poprawny.

Zdecydowana większość gabinetów stomatologicznych korzysta w codziennym funkcjonowaniu z Internetu. Standardem są już profesjonalne strony internetowe, a także korzystanie z poczty internetowej w komunikowaniu się z pacjentem. W wielu przypadkach za jej obsługę odpowiada asysta stomatologiczna, która często zajmuje się również prowadzeniem szeroko rozumianej recepcji. W kontakcie mailowym z pacjentem, podobnie jak w kontakcie osobistym, należy przestrzegać kilku zasad.

Najważniejszą regułą jest w miarę regularne odbieranie poczty oraz odpisywanie na wiadomości. Długa zwłoka w odpowiedzi stawia dany gabinet w niezbyt korzystnym świetle – skoro dysponuje on pocztą mailową, podaje jej adres na wizytówkach czy stronie internetowej, to ma obowiązek jej używać. Brak odpowiedzi na maila może zrazić do gabinetu zarówno dotychczasowych pacjentów, jak i tych dopiero zainteresowanych jego usługami. Najlepiej jest ustalić sobie stałą godzinę, w której sprawdza się skrzynkę i odpisuje na maile.

W mailowym kontakcie z pacjentami należy zwrócić szczególną uwagę na zachowanie odpowiedniej formy. Wiadomość najlepiej jest zacząć od odpowiedniego zwrotu grzecznościowego, pamiętać trzeba również o podpisaniu się, aby odbiorca miał świadomość, z kim koresponduje. Dobrym pomysłem jest wpisanie w ustawienia danego adresu mailowego niezmiennej stopki, czyli końcowego fragmentu maila, zawierającego imię i nazwisko osoby piszącej, jej stanowisko, numer telefonu do kliniki czy godziny jej otwarcia. To duże ułatwienie i znaczna oszczędność czasu. Istotne jest także to, aby nie pisać maila wielkimi literami – w tzw. netykiecie jest to odbierane jako podnoszenie głosu na odbiorcę.

W jakich sytuacjach to asystentka-recepcjonistka może zainicjować kontakt mailowy z pacjentem? Zalicza się do nich np. poinformowanie go o możliwości odbioru wyników badań, niespodziewanej nieobecności lekarza, prośba o potwierdzenie terminu najbliższej wizyty lub przypomnienie o niej. Oczywiście należy mieć świadomość, że nie wszyscy pacjenci regularnie odczytują pocztę elektroniczną, więc jeśli po jednym lub dwóch dniach w skrzynce nie ma odpowiedzi, warto spróbować kontaktu telefonicznego. Uwaga! Bez zgody pacjenta nie wolno wysyłać mu drogą mailową żadnych wiadomości reklamowych, marketingowych, sprzedażowych itp. Stanowi to naruszenie prawa. Jeśli jednak w codziennej działalności gabinetu znajdują się takie praktyki, przy wypełnianiu kwestionariusza osobowego przez pacjenta przed pierwszą wizytą, należy poprosić go zgodę na wykorzystanie jego adresu mailowego w takich celach.

Komunikacja z pacjentem, nawiązywanie z nim długotrwałych relacji, profesjonalna obsługa – to elementy wpływające na pozytywny wizerunek gabinetu i pracującego w nim personelu.

AF
Fot. Unsplash, pixabay.com


POWIĄZANE ARTYKUŁY

Paydent – nowe rozwiązanie dla gabinetów stomatologicznych Lekarz

W ostatnich tygodniach pandemia koronawirusa zawładnęła życiem Polaków. Co ciekawe, większość naszych rodaków boi się nie tyle zachorowania, ale skutków finansowych obecnej sytuacji i planuje w związku z tym wprowadzić spore oszczędności w domowych b...

maseczki - Dentonet.pl
Biuro RPO odpowiada: wyższe ceny u dentystów zasadne Lekarz

Rzecznik Praw Obywatelski w odpowiedzi na skargę jednej z pacjentek stwierdził, że wyższe ceny wprowadzane przez niektóre gabinety stomatologiczne w związku z pandemią koronawiusa są w pełni zasadne. Jakiś czas temu do Rzecznika Praw Obywatelskich w...

otwarcie gabinetów we Francji - Dentonet.pl
Francja: dentyści na telefon, kary ONCD i obawa przed 11 maja Lekarz

Ograniczenia w funkcjonowaniu gabinetów dentystycznych wprowadzone we Francji w połowie marca pozbawiły dostępu do stomatologa pacjentów, którzy nie wymagają pilnej interwencji. Nie jest to jednak czas całkowitego odcięcia się praktyków od pacjentów ...

ROZWIŃ WIĘCEJ
wnioski do ZUS - Dentonet.pl
Uwaga! Wniosków do ZUS-u nie należy wysyłać e-mailem Asysta

Zakład Ubezpieczeń Społecznych przypomina, że wniosków – np. o zwolnienie z opłacania składek ZUS czy wypłatę postojowego – nie można składać przez e-maila. Osoby, które chcą złożyć wniosek do ZUS elektronicznie, mogą go przekazać wyłącznie za pośred...

Rzecznik Praw Pacjenta - Dentonet.pl
Utrzymywać kontakt z pacjentami w czasie epidemii czy nie? Lekarz

Większość polskich stomatologów od przeszło tygodnia, ze znanych wszystkim powodów, zaprzestała przyjmowania pacjentów. Może jednak niektórzy zastanawiają się, czy poddać się temu ogólnonarodowemu „zamrożeniu” relacji, czy też, na ile to możliwe, poz...

ZUS - Dentonet.pl
Zakład Ubezpieczeń Społecznych przestrzega: uwaga na oszustów! Lekarz

Zakład Ubezpieczeń Społecznych przestrzega na swojej stronie internetowej przed podejrzaną korespondencją mailową, w której oszuści informują o rzekomych zaległościach w składkach. Po kliknięciu w załącznik, komputer zostaje zainfekowany, a dane wraż...

Dodaj komentarz (0 komentarzy)

Musisz być zalogowany aby komentować | Zaloguj się lub zarejestruj. | Każdy komentarz zostanie poddany moderacji

Od (imię)
Do (e-mail)
Temat
Treść
255

Wiadomość e-mail została pomyślnie przesłana na adres