Ustawa o ochronie sygnalistów weszła w życie. Co oznacza dla gabinetów?

25 września weszły w życie przepisy ustawy o ochronie sygnalistów – zgodnie z jej zapisami sygnaliści, czyli osoby zgłaszające naruszenia prawa w miejscu pracy, będą miały zapewnioną dodatkową ochronę. Ustawa przewiduje również kary finansowe i kary więzienia za naruszanie praw sygnalistów.

Sygnalista to osoba, która zgłasza naruszenia prawa w miejscu pracy mając do tego uzasadnioną podstawę. Ustawa o ochronie sygnalistów, która weszła w życie 25 września, ma chronić taką osobę przed działaniami odwetowymi ze strony pracodawcy, takimi jak pozbawienie źródła zarobkowania, mobbing, pozbawienie awansu, nagrody czy premii.

W ustawie wskazano, kogo konkretnie można rozumieć jako sygnalistę. – Ustawa o ochronie sygnalistów przewiduje możliwość zgłaszania nieprawidłowości zarówno przez pracowników, jak też pracowników tymczasowych, wolontariuszy, stażystów, ale także osoby, które funkcjonują w ramach umów cywilnoprawnych z danym podmiotem. Ponadto w tej grupie przewidziani są także prokurenci, pracownicy zatrudnieni u wykonawców, podwykonawców, a także kontrahentów podmiotu zobligowanego do wdrożenia wewnętrznego systemu zgłoszeń – mówi agencji informacyjnej Newseria Biznes dr hab. Beata Baran-Wesołowska, partner w Kancelarii Baran Książek Bigaj, wykładowczyni Uniwersytetu Jagiellońskiego.

Katalog potencjalnych sygnalistów obejmuje także wspólników czy udziałowców. Dodatkowo zgłoszenia nieprawidłowości mogą także być kierowane przez osoby w procesie rekrutacji, podobnie jak i osoby, które już znajdują się poza organizacją.

Jakie nieprawidłowości i gdzie może zgłosić sygnalista?

Z ustawy wynika, że zgłaszane przez sygnalistów naruszenia prawa, zaniechania niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa mogą dotyczyć m.in. korupcji, zamówień publicznych, bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami, bezpieczeństwa transportu, ochrony środowiska, ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego, zdrowia publicznego, ochrony prywatności i danych osobowych oraz konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela.

Przepisy prawa nie nakładają obowiązku dokonywania zgłoszeń. Jeżeli pracownik zauważy nieprawidłowość musi sam zdecydować czy chce dokonać zgłoszenia czy nie. W przypadku, gdy się na to zdecyduje, będzie chroniony przez prawo. Warunkiem jest to, by zgłaszający był przekonany, że przekazywane przez niego informacje są prawdziwe. Tożsamość sygnalisty będzie zachowana w tajemnicy.

Ustawa o ochronie sygnalistów przewiduje trzy procedury służące informowaniu o naruszeniu prawa:

- zgłaszanie informacji o naruszeniu prawa w ramach procedury zgłoszeń wewnętrznych przyjmowanej przez podmiot prawny, w szczególności pracodawców (dotyczy tylko firm zatrudniających powyżej 50 osób),

- zgłaszanie informacji o naruszeniu prawa w ramach procedury zgłoszeń zewnętrznych, czyli przekazywanie informacji Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu (może to być inspekcja pracy, Sanepid, UOKiK albo inny organ publiczny, który odpowiada za nadzór i egzekwowanie prawa),

- ujawnianie publiczne informacji o naruszeniu prawa, którego zastosowanie powinno mieć wyjątkowy charakter i wymaga przez sygnalistę spełnienia dodatkowych warunków.

Rzecznik Praw Obywatelskich przyjmuje zgłoszenia zewnętrzne w zakresie konstytucyjnych wolności oraz praw człowieka i obywatela (chodzi tu np. o dyskryminację pracowników ze względu na kolor skóry czy orientację seksualną) – rozpatruje je i podejmuje ewentualne dalsze działania. Ma również za zadanie udzielanie sygnalistom środków wsparcia (np. porad na temat środków ochrony prawej). Z kolei jeśli sygnalista zgłosi się np. do inspekcji pracy zgłaszając nieprawidłowości związane z nieprzestrzeganiem przez pracodawcę przepisów BHP, na swoje żądanie musi otrzymać od takiej instytucji zaświadczenie o podleganiu ochronie przewidzianej w ustawie.

Dodatkowa ochrona będzie przysługiwała sygnaliście od chwili zgłoszenia lub ujawnienia publicznego – tylko i wyłącznie pod warunkiem że jego zgłoszenie opiera się na uzasadnionych podstawach. Osobie, która zgłosi lub ujawni publicznie informacje o nieprawidłowościach wiedząc, że nie jest to prawda, grozi grzywna, kara ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do 2 lat.

Ustawa o ochronie sygnalistów w praktyce

Przepisy ustawy w części ogólnej dotyczą tak naprawdę wszystkich przedsiębiorców – podmiotów prawnych publicznych i prywatnych, jednoosobowych działalności gospodarczych, spółek, firm rodzinnych itp. Oznacza to, że jeśli w firmie pojawi się sygnalista – czyli osoba, która zgłosi np. do inspekcji pracy albo Sanepidu uzasadnione naruszenie prawa – musi zostać objęta ochroną. Obejmuje to przede wszystkim obowiązek utrzymania tożsamości sygnalisty w tajemnicy oraz zakaz działań odwetowych, takich jak rozwiązanie stosunku pracy, mobbingu, dyskryminacji, utrudniania ścieżki awansu zawodowego lub dostępu do szkoleń, a także sankcji czy kar finansowych nakładanych na sygnalistę.

Zdecydowanie więcej obowiązków w zakresie wdrożenia przepisów ustawy mają podmioty, na rzecz których – według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku – pracę zarobkową wykonuje co najmniej 50 osób. Takie firmy mają obowiązek wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych. – Do obowiązków pracodawców należy cały katalog kroków, począwszy od przygotowania projektu procedury zgłoszeń wewnętrznych, która powinna uprzednio, zanim będzie wdrożona, zostać skonsultowana z przedstawicielami osób świadczących pracę. Jeśli mamy w danej organizacji związki zawodowe, to ze związkami. Jeśli nie, to powinniśmy wyłonić reprezentację osób świadczących pracę – mówi dr hab. Beata Baran-Wesołowska.

W ramach wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych konieczne jest wyznaczenie odpowiedniego podmiotu do odbierania zgłoszeń, które mogą być ustne, pisemne lub mieć obie formy. W ramach form pisemnych możliwe są kanały elektroniczne. Zgłoszenie telefoniczne powinno być dokumentowane w formie nagrania rozmowy umożliwiającego jej wyszukanie albo kompletnej i dokładnej transkrypcji rozmowy.

Zgłoszenie ustne dokonane za pomocą nienagrywanej linii telefonicznej dokumentowane ma być z wykorzystaniem dokładnego protokołu. Zgłaszający ma prawo do sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia zarówno transkrypcji rozmowy, jak i protokołu rozmowy przez ich podpisanie. Bezpośrednie spotkanie (na żądanie sygnalisty) za zgodą zgłaszającego powinno być dokumentowane w formie nagrania lub protokołu. Dokumentacji dokonuje jednostka wewnętrzna albo osoba odpowiedzialna za przyjmowanie zgłoszeń, a potem podjęcie działań następczych. Pracodawcy zostali zobligowani także do prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych, w którym będą agregować dane na temat tego, jakie zgłoszenia wpłynęły, czego dotyczyły oraz kiedy i w jaki sposób zostały zamknięte.

– Korzyści z wdrożenia wewnętrznych systemów zgłaszania nieprawidłowości to przede wszystkim możliwość dowiedzenia się z odpowiednim wyprzedzeniem o tym, że w organizacji dzieją się jakieś niepożądane zdarzenia, a co za tym idzie – albo zastopowanie tych niewłaściwych procederów, albo też odpowiednio szybkie podjęcie działań, które pozwolą na ich ukrócenie – wskazuje dr hab. Beata Baran-Wesołowska.

Jakie kary za łamanie przepisów ustawy?

Ustawa o ochronie sygnalistów przewiduje sankcje karne za niewdrożenie procedur, ich wadliwe funkcjonowanie, ujawnienie tożsamości sygnalisty lub stosowanie działań odwetowych. Uniemożliwianie lub utrudnianie zgłoszenia sygnaliście oznaczać będzie karę grzywny, ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do roku, natomiast za utrudnianie zgłoszenia sygnaliście z wykorzystaniem przemocy, groźby bezprawnej lub podstępu grozi kara grzywny, ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do 3 lat.

Podjęcie działań odwetowych przeciwko sygnaliście, osobie z nim powiązanej lub pomagającej w dokonaniu zgłoszenia jest zagrożone karą grzywny, ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do 2 lat, a w przypadku uporczywości tych działań – nawet do 3 lat.

Za umożliwienie ujawnienia tożsamości sygnalisty, osoby z nim powiązanej lub pomagającej w dokonaniu zgłoszenia ustawa przewiduje karę grzywny, ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku. Karze podlega także osoba, która dokonuje fałszywego zgłoszenia jako sygnalista. Tu przepisy przewidują karę grzywny, ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do 2 lat.

Dobra komunikacja z pacjentem uwzględniająca uzyskanie zgody na leczenie, odpowiednie ubezpieczenie i właściwie prowadzona dokumentacja medyczna – to, zdaniem mec. Pawła Strzelca, podstawowe zasady minimalizowania ryzyka prawnego w codziennej pracy lekarzy dentystów. – Tylko dobra, obszerna, zawierająca wszelkie elementy dokumentacja medyczna jest narzędziem obrony praw lekarzy w ewentualnym sporze sądowym – podkreśla.

Źródła:

https://biznes.newseria.pl

https://www.biznes.gov.pl

https://www.gov.pl/web/rodzina/