Nowa kasa w gabinecie – zgłoszenie rejestracyjne

Urządzenia fiskalne (zarówno kasy, jak i drukarki paragonowe) są objęte ścisłym nadzorem Ministerstwa Finansów, zaś ich użytkowanie ujęte w sztywne ramy prawne. Oczywiście, wprowadzone przez ustawodawcę przepisy posiadają ścisły związek z podstawową funkcją kasy, czyli z zapamiętywaniem i archwizowaniem danych o wysokości sprzedaży.
Fakt, iż podstawową funkcją kasy jest ewidencjonowanie obrotów oraz wyliczanie kwot podatku należnego, decyduje o tym, iż wszystkie tego typu urządzenia – i to zanim jeszcze zaczną pracę – muszą trafić do prowadzonego przez fiskusa specjalnego rejestru. Tak więc, zanim wydrukujemy swój pierwszy paragon, obowiązkowo musimy nową kasę zgłosić fiskusowi (czyli zarejestrować urządzenie we właściwym ze względów podatkowych Urzędzie Skarbowym).
Ważne! Procedura rejestracji składa się z kilku etapów, które muszą przebiegać w określonej kolejności.

Zgłoszenie kasy
Polega na złożeniu w US pisemnego zgłoszenia o liczbie kas fiskalnych i miejscu ich używania. Ponieważ ustawodawca nie wprowadził specjalnego formularza, na którym powinniśmy dokonać zgłoszenia, możemy sporządzić wniosek odręcznie. Warto jednak pamiętać, iż zgłoszenie musi zawierać następujące informacje:
1. Nagłówek – np. "Zgłoszenie o liczbie kas rejestrujących oraz miejscu (adresie) ich używania"
2. Wskazanie adresata – jest nim Naczelnik Urzędu Skarbowego właściwy do spraw ewidencji podatników.
3. Dane personalne podatnika – imię i nazwisko, NIP, dokładny adres oraz numer telefonu
4. Oświadczenie – przykładowo: "Oświadczam, iż zgodnie z obowiązującymi przepisami rozpoczynam ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego przy pomocy kasy rejestrującej (drukarki fiskalnej) z dniem………………., w miejscu prowadzenia działalności gospodarczej".
5. Wskazanie liczby kas oraz adresów, pod którymi będą zainstalowane, np.:
1. Radomsko 99-111, ul. Łódzka 213 – liczba stanowisk kasowych: 1
2. Warszawa 66-999, ul. Racewicza 16 – liczba stanowisk: 1
3. Pruszków 55-777, ul. Warszawska 1A/3 – liczba stanowisk: 1
Łączna liczba stanowisk kasowych – 3
Słownie:…………………………………..
6. Datę i podpis podatnika

Wskazówki praktyczne
1. Miejsce instalacji to inaczej adres placówki, w której będzie pracowała kasa (czyli adres gabinetu, spółdzielni lub przychodni lekarskiej). Tyczasem wielu podatników myli miejsce instalacji kasy z adresem siedziby firmy i podaje we wniosku niepoprawne dane.
2. W zgłoszeniu należy wymienić WSZYSTKIE przygotowane do instalacji urządzenia, włącznie z kasami rezerwowymi.
3. W przypadku, kiedy instalujemy kilka kas w kilku różnych placówkach (np. otwieramy jednocześnie dwa gabinety) – musimy wymienić wszystkie miejsca instalacji oraz podać liczbę wszystkich pracujących w nich urządzeń. Pamiętajmy, iż odtąd kasa "przypisana" do jednego miejsca nie będzie mogła pracować pod innym adresem, chyba że Urząd Skarbowy wyrazi na to zgodę.
4. Zgłoszenie można złożyć w US osobiście lub wysłać listem poleconym ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru.
5. Wniosek musi być złożony NA CO NAJMNIEJ JEDEN DZIEŃ PRZED FISKALIZACJĄ (rozpoczęciem ewidencjonowania sprzedaży). Niedopełnienie tego obowiązku może mieć bardzo przykre dla podatnika konsekwencje, jako że w takiej sytuacji bezpowrotnie straci on prawo do refinansowania części wydatków poniesionych na zakup urządzenia. Mówiąc prościej – fiskus po prostu nie zwróci mu ulgi.
7. Od daty zakupu urządzenia do daty jego rejestracji w US może upłynąć dowolnie długi termin – nie trzeba zgłaszać urządzenia natychmiast po jego nabyciu. Niezależnie od tego, jak długo kasa jest naszą własnością, istotne jest jedynie zachowanie prawidłowej kolejności:
-najpierw rejestracja…
– …potem fiskalizacja
Zafiskalizowanie kasy bez wiedzy skarbówki może być potraktowane jako wykroczenie skarbowe.
8. Zgłoszenie kasy do rejestracji dotyczy każdego wprowadzanego do ekploatacji urządzenia. Oznacza to, iż kiedy wymieniamy starą kasę na nowy model lub kiedy dokupujemy dodatkowe urządzenie – również musimy o tym fakcie poinformować organ podatkowy.

B.Sz.