Dentysto, optymalizuj swój czas pracy w gabinecie!

Brytyjski portal stomatologiczny Dentistry.co.uk omawia skutki nieefektywnego wykorzystania czasu pracy oraz to, dlaczego tak ważna jest kontrola nad grafikiem swojego dnia pracy. Początek nowego roku to dobry moment, by wprowadzić zmiany, które pozwolą nam na optymalizację czasu, którym dysponujemy wykonując nasze obowiązki zawodowe.

Gdyby spytać statystycznego pracownika gabinetu dentystycznego, czy ma wystarczająco dużo czasu na wykonanie wszystkich swoich obowiązków, odpowiedzi negatywnej udzieliłaby zapewne większość ankietowanych.

Czas w epoce COVID-19 można liczyć podwójnie

Organizacja organizacją, ale bardzo poważnym utrudnieniem, które od dwóch lat nie pozwala medykom efektywnie zarządzać czasem, stała się pandemia koronawirusa. Wielu pracowników ocenia, że za sprawą COVID-19 czas pracy w gabinecie dentystycznym wydłużył się nawet dwukrotnie. To i tak lepiej niż konieczność zamykania praktyk stomatologicznych w czasie kolejnych blokad, jakie wprowadzano na przestrzeni ostatnich kilkunastu miesięcy w Wielkiej Brytanii.

Za wydłużenie czasu pracy w gabinecie odpowiadają przede wszystkim nowe procedury bezpieczeństwa, takie jak m.in. konieczność zachowania dłuższego odstępu pomiędzy kolejnymi przyjmowanymi pacjentami. Regulacji związanych z COVID nie możemy lekceważyć, warto więc poszukać pola do usprawnień w innych obszarach.

Co jest przeszkodą w efektywnym wykorzystaniu przez ciebie czasu pracy?

Jeśli chcesz usprawnić swoją pracę i lepiej wykorzystać czas jakim dysponujesz – niezależnie od zewnętrznych ograniczeń, takich jak pandemia – prześledź poniższe punkty. Być może odkryjesz swoje słabe strony i przestrzeń, w której możesz bez dużego nakładu pracy wprowadzić zmiany, one zaś przełożą się na efektywność twojej pracy.

Przygotowuj listę rzeczy, które masz do zrobienia

Czy znajdujesz czas na to, by zaplanować kolejny dzień lub tydzień pracy? Jeżeli nie, warto to zmienić. Oczywiście są sytuacje nagłe, pilne, nieoczekiwane, na które nie masz do końca wpływu i których nie możesz przewidzieć, niemniej większa część z twojego dnia pracy jest pod twoją kontrolą. Przygotowując listę zadań, warto podzielić je tak, by uwzględnić na niej działania priorytetowe – dodatkowo ponumeruj je w kolejności od najważniejszych do najmniej pilnych.

Zbyt dużo spraw mnie rozprasza

Przejęcie kontroli nad swoim dniem pracy wymaga dobrej organizacji i pewnych zabiegów, aby zminimalizować czynniki, które mogą cię rozpraszać. Wchodząc do gabinetu wyłącz telefon lub poproś recepcję o odbieranie wiadomości. Możesz również na drzwiach sali zabiegowej umieścić stosowną informację (np. „Nie przeszkadzać do 13:00”). Podobnie możesz postąpić w przypadku twojego biura – masz prawo na chwilę odpoczynku po to, by lepiej skoncentrować się na zadaniach, które masz tego dnia do wykonania.

Tym zajmę się jutro

Kiedy odkładasz zadania, które masz do wykonania, zaczynasz mieć poczucie winy i próbujesz usprawiedliwić się, dlaczego zwlekasz z ich realizacją. Jest to błędne koło, ponieważ im dłużej zaniedbujesz daną rzecz, tym trudniej będzie w końcu się za nią zabrać. Ponadto zostawiając zadanie na sam koniec, ryzykujesz, że nie dotrzymasz terminu, a jakość wykonanej w pośpiechu pracy nie będzie wystarczająco dobra.

Nie bierz na siebie zbyt dużo

Nie brakuje stomatologów, którzy w zasadzie nigdy nie mówią „nie” – swoim pacjentom (bo odejdą do konkurencji), personelowi (bo uznają, że jestem złym, bezdusznym szefem), a nawet sobie (jestem przecież po to, by pomagać!). Efekt jest taki, że prawie nie wychodzisz z gabinetu, bo pacjentów nie brakuje, a twoi pracownicy przychodzą co chwilę, prosząc o wskazówki lub deklarując, że nie są w stanie wykonać powierzonego zadania, choć próbowali. Jednak zamiast mówić „nie”, tłumacz np. „tak, zajmę się tym w środę”. A personel być może wymaga przeszkolenia i przypomnienia wszystkich procedur, po którym możesz delegować zadania, oczekując, że będą wykonywane bez konieczności weryfikowania ich przez ciebie.

Cały czas na wysokich obrotach

Wiele osób czuje się dobrze, pracując non stop pod dużą presją czasu – kiedy jedno zadanie goni drugie i niemal wszystko jest do zrobienia „na wczoraj”. Ale osoby pracujące w taki sposób zwykle nie zdają sobie sprawy, że uzależnienie od bycia busy przez cały czas zwykle kończy się silnym stresem, a zarazem obniżeniem skuteczności w wykonywanej pracy.

Wielozadaniowość to nie zawsze najlepsze rozwiązanie

W niemałej części praktyk oczekuje się, by pracownicy byli multitasking. Dotyczy to również stomatologów, zresztą taki system pracy nierzadko narzucają sobie również właściciele praktyk. Może to wynikać z niedoborów personelu lub z nie najlepszej organizacji pracy. Jednak, jak wykazano w profesjonalnych badaniach, praca w takim trybie zajmuje średnio od 20 do 40% więcej czasu. Zaleca się więc wykonywanie poszczególnych zadań w logicznej kolejności, co pozwoli zaoszczędzisz czas, a jednocześnie wykonać pracę bardziej efektywnie.

Przerwa w pracy twoim sprzymierzeńcem

Oczywiście przerwy są nam potrzebne, ponieważ pozwalają nieco „przewietrzyć głowę”, by następnie ponownie skoncentrować swoją energię na zadaniu, które mamy do wykonania. Nie wszyscy o tym pamiętają, uznając, że przerwa (w pracy własnej czy personelu) to „marnowanie czasu”. Niesłusznie, bo dobrze wykorzystana przerwa umożliwi nam skuteczny „restart”. Oczywiście wszystko zależy od tego, jak ten czas wykorzystamy – trudno polecać np. ślęczenie ze smartfonem w dłoni. Znacznie lepszym rozwiązaniem jest wyjście na krótki spacer, chwila medytacji przy biurku, czy choćby wypita w ciszy filiżanka kawy. Podczas przerwy nie należy zapominać o posiłku – takim, który zapewni nam energię i dobre samopoczucie, a nie zbyt sytym, ciężkostrawnym.

Nie lekceważ swojego rytmu biologicznego

Każdy z nas ma inny zegar biologiczny, inne mogą być też pory dnia, gdy jesteśmy najbardziej skoncentrowani, energiczni, a zarazem efektywni w wykonywanej pracy. Swój czas wykorzystasz najlepiej, jeśli zadania o wysokim priorytecie będziesz realizować w swoich „godzinach szczytu”, a czynności mniej ważne przesuniesz na porę, w której funkcjonujesz na „mniejszych obrotach”.

Duże zaangażowanie w pracę, poczucie przymusu pracy oraz brak przyjemności z wykonywanej pracy - to trzy zasadnicze cechy pracoholizmu. Ten rodzaj uzależnienia psychicznego dotyka również lekarzy dentystów.

T.H.

źródło: https://dentistry.co.uk/2021/12/31/leading-through-a-crisis-take-control-of-your-time/