Absencja pracownika dezorganizuje pracę gabinetu. Czy potrzebny jest plan awaryjny?

Nieobecność nawet jednego pracownika może poważnie skomplikować pracę gabinetu stomatologicznego. Trzeba zdecydować, które wizyty przełożyć, z którymi pacjentami się skontaktować oraz czy jest szansa na znalezienie zastępstwa. Warto więc wcześniej odpowiedzieć sobie na pytanie: co zrobimy, gdy ktoś z zespołu nagle nie będzie mógł przyjść do pracy?

Problem dotyczy nie tylko choroby. Podobna sytuacja może wystąpić podczas urlopu, nagłej nieobecności z powodów rodzinnych czy dłuższego zwolnienia. Im bardziej napięty grafik i mniejszy zespół, tym trudniej szybko znaleźć rozwiązanie.

Najpierw trzeba zabezpieczyć grafik

W przypadku nagłej nieobecności pierwszym krokiem powinno być sprawdzenie, które wizyty można przesunąć, a które wymagają obecności konkretnego pracownika. Nie zawsze konieczne jest odwołanie całej zaplanowanej pracy. Szczególnej uwagi wymagają pacjenci, których termin był już wcześniej zmieniany, osoby oczekujące na kontynuację leczenia oraz wizyty, których przełożenie może oznaczać długi czas oczekiwania na kolejny termin.

Jeżeli zastępstwa nie uda się znaleźć, pacjent powinien możliwie szybko otrzymać propozycję nowego terminu. Dla gabinetu oznacza to dodatkową pracę recepcji, ale pozwala ograniczyć chaos i zmniejszyć ryzyko utraty pacjenta.

Trzeba przy tym uwzględnić zakres obowiązków nieobecnej osoby. Nie każdą funkcję można łatwo powierzyć innemu pracownikowi – znaczenie mogą mieć jego kwalifikacje, zakres uprawnień oraz charakter wykonywanych czynności.

Zastępstwa lepiej szukać, zanim będzie potrzebne

Nagła nieobecność to nienajlepszy moment na budowanie sieci kontaktów. Dlatego warto wcześniej przygotować listę osób, które mogą w razie potrzeby przejąć pracę – np. higienistek, asystentek czy pracowników recepcji. Własna baza sprawdzonych osób – także pracowników innych gabinetów, z którymi placówka współpracuje – może być wystarczająca.

Warto zapisać w niej nie tylko dane kontaktowe, ale także informacje o doświadczeniu, znajomości używanego w gabinecie oprogramowania i dotychczasowej współpracy. Taka lista powinna być tworzona wcześniej, a nie dopiero w dniu nieobecności.

Zastępca musi wiedzieć, jak działa gabinet

Nawet doświadczony pracownik może mieć problem, jeśli po raz pierwszy pojawia się w danej placówce. Nie zna układu gabinetu, systemu informatycznego, zasad obiegu dokumentacji ani miejsca przechowywania materiałów.

Dlatego warto przygotować krótką instrukcję dla osoby zastępującej. Powinna obejmować najważniejsze zasady organizacyjne, sposób korzystania z systemu oraz osoby, do których należy zwracać się w razie problemów. To szczególnie ważne w przypadku pracy klinicznej. Zastępca powinien znać obowiązujące w placówce procedury i zasady kontroli zakażeń, nawet jeśli w poprzednim miejscu pracy funkcjonowały one nieco inaczej.

Nieobecność ma również swoją cenę

Niezrealizowana wizyta to niejedyny koszt. Gabinet musi doliczyć czas poświęcony na kontakt z pacjentami, zmianę grafiku oraz poszukiwanie zastępstwa. Przy częstych nieobecnościach warto więc sprawdzić, jak duże są rzeczywiste straty organizacyjne i finansowe.

Plan awaryjny warto sprawdzić w praktyce

Gotowa lista kontaktów to dopiero początek. Po każdej nagłej nieobecności warto sprawdzić, co zadziałało, a czego zabrakło. Czy szybko udało się znaleźć zastępstwo? Czy recepcja miała wszystkie potrzebne informacje? Czy pacjenci zostali poinformowani odpowiednio wcześnie?

Takie wnioski warto wykorzystać przy kolejnej nieobecności pracownika. Dzięki temu plan awaryjny nie pozostaje dokumentem „na wszelki wypadek”, ale staje się procedurą, którą zespół rzeczywiście potrafi zastosować.

Źródło: https://www.dentistryiq.com/

Lęk, niepokój czy wcześniejsze traumatyczne doświadczenia stomatologiczne to wyzwania, z którymi lekarze dentyści spotykają się w codziennej praktyce. Reagowanie na negatywne nastawienie pacjenta nie powinno opierać się jedynie na defensywnych odpowiedziach, lecz na aktywnym zastępowaniu ich emocjami pozytywnymi. – Zaufanie pacjenta budujemy poprzez jego poczucie, że ma do czynienia z kompetentnym lekarzem o czystych intencjach – można to opisać wzorem: intencja × kompetencje. Gdy pacjent widzi chęć pomocy oraz profesjonalizm, zyskuje poczucie bezpieczeństwa. Kluczem do radzenia sobie z negatywnymi emocjami nie jest sama reakcja na nie, lecz budowanie w ich miejsce emocji pozytywnych, gdyż neurologicznie możemy odczuwać tylko jeden stan naraz – mówi Mariusz Oboda, założyciel Oboda Group i twórca jej projektów szkoleniowych, trener rozwoju praktyk stomatologicznych, coach, autor profesjonalnych standardów pracy z pacjentem, twórca interdyscyplinarnego modelu zarządzania praktyką LEAD.