Wiele asystentek stomatologicznych w ramach swoich zawodowych obowiązków zajmuje się również obsługą recepcji, czyli odbieraniem telefonów, zapisywaniem pacjentów na wizyty czy udzielaniem im wstępnych informacji dotyczących leczenia. Recepcja to bardzo ważne miejsce, a to, w jaki sposób pacjent zostanie tam potraktowany, niejednokrotnie przesądza o tym, czy wróci do danego gabinetu. Oto praktyczne wskazówki dla asystentki-recepcjonistki.

Recepcja to jedno z najważniejszych miejsc w całej klinice stomatologicznej. Jej profesjonalny i estetyczny wygląd w wielu wypadkach mają olbrzymi wpływ na pierwsze wrażenie pacjenta i to, czy kiedykolwiek do niej wróci. O ile asystentki stomatologiczne pełniące jednocześnie funkcję recepcjonistek nie mogą decydować o sposobie urządzenia czy umeblowaniu recepcji, to z pewnością mają zasadniczy wpływ na jej funkcjonowanie. Jak prowadzić recepcję, by budować wizerunek gabinetu?

1. Recepcja – dobra organizacja do podstawa

Może się to wydawać prozaiczne, ale również w tak prostych – wydawałoby się – czynnościach jak umawianie wizyt należy jak najlepiej zorganizować swoją pracę. Jeśli na stronie internetowej kliniki określono, że zapisy telefoniczne odbywają się między 15:00 a 17:00, to w tych godzinach trzeba koniecznie być dostępnym pod telefonem. Umówioną wizytę zawsze należy od razu wprowadzić do kalendarza. Odłożenie tej czynności na później może sprawić, że najzwyczajniej w świecie o niej zapomnimy. Warto też mieć pod ręką orientacyjny cennik usług. Kwestie finansowe to nadal bardzo ważny aspekt dla wielu osób. I choć niekiedy koszty zabiegu są zależne od różnych czynników, to podanie choć przybliżonej ceny może bardzo uspokoić pacjenta.

2. Empatia i życzliwość

Nie oszukujmy się – pomimo nieustannego rozwoju stomatologii wizyta u dentysty dla większości pacjentów jest wciąż ogromnie stresującym przeżyciem. Recepcja, w której pracuje uśmiechnięta i życzliwa asystentka w wielu przypadkach pomaga zminimalizować ten stres. Warto cierpliwie odpowiadać na pytania pacjenta, okazać mu zrozumienie, życzliwość, chęć niesienia pomocy. Specjalnej obsługi może wymagać starsza osoba, która ma problemy z poruszaniem lub pamięcią. Chodzi np. o pomoc w zdjęciu kurtki czy zapisanie terminu wizyty na kartce. Inaczej trzeba podejść do rodziców z mocno przestraszonym wizytą dzieckiem. Maluchowi można wskazać kącik z zabawkami (jeżeli takowy jest) lub dać do obejrzenia kolorową książeczkę. Jednym słowem – empatia to naczelna zasada w prowadzeniu recepcji.

3. Jak cię widzą, tak cię piszą

Bardzo istotną sprawą jest również to, jak prezentuje się asystentka-recepcjonistka. Jeśli pracodawca nie określi inaczej, podczas pracy w recepcji należy nosić służbowy uniform. Od razu wpływa to na odbiór gabinetu jako miejsca, gdzie pacjentowi zostanie udzielona fachowa pomoc medyczna. Warto przy tym pamiętać, że jeśli recepcja to tylko dodatek do asystowania lekarzowi, po wyjściu z gabinetu a przed udaniem się do recepcji lepiej zmienić odzież na czystą. Warto też zadbać o to, aby recepcja była schludna: schować torebkę, wstawić pod blat kubek z kawą, wyciszyć prywatny telefon.

Niektóre z nawyków przydatnych podczas pracy w recepcji można w sobie wykształcić, inne cechy są już zależne od indywidualnego usposobienia asystentki. Należy jednak zapamiętać jedno – wszechstronna, dobrze zorganizowana i życzliwa asystentka-recepcjonistka to dla gabinetu prawdziwy skarb. I wbrew pozorom, większość lekarzy doskonale zdaje sobie sprawę.

Kultura, pozytywne wrażenie, właściwa forma rozmowy przez telefon – to zdaniem dr Magdaleny Szumskiej podstawy profesjonalnej recepcji w gabinecie stomatologicznym. Na co jeszcze należy zwrócić uwagę?

AF