Gdy gabinet nie działa dobrze. Cicha dysfunkcja, która kosztuje więcej niż myślisz

W gabinecie stomatologicznym rzadko coś psuje się nagle. Nie ma jednego momentu, w którym ktoś mówi: „od dziś działamy źle”. Zwykle wszystko zaczyna się dużo wcześniej – od drobnych napięć, niedopowiedzeń i zdań wypowiadanych w biegu między pacjentami. „Nie wiedziałam, że dziś zmieniliśmy plan.” „Myślałam, że to już było ustalone.” „Nie zdążyłam przekazać informacji.” I nagle okazuje się, że gabinet działa, ale każdy trochę w innej wersji rzeczywistości.

Najtrudniejsze w problemach organizacyjnych w gabinecie jest to, że przestają one być traktowane jak problemy. Na początku ktoś zauważa, że komunikacja jest chaotyczna. Potem ktoś inny wzrusza ramionami, że „tak tu po prostu jest”. A później nikt już nie komentuje, że coś mogłoby działać lepiej. Z czasem staje się to codziennością: informacje przekazywane „między drzwiami”, zmiany w grafiku odkrywane w ostatniej chwili, różne wersje tych samych zaleceń oraz brak czasu, żeby się zatrzymać i upewnić, że wszyscy mówią o tym samym pacjencie. Nikt nie robi tego źle. Ale system zaczyna się rozjeżdżać.

Higienistka widzi więcej, niż wynika z jej zakresu obowiązków

Higienistka stomatologiczna często widzi gabinet w sposób, w jaki nie widzi go nikt inny. Pacjent trafia do niej regularnie, zna jego historię, zanim pójdzie do lekarza. Widzi drobne zmiany, które łatwo przeoczyć w szybkim tempie pracy. Słyszy komentarze, które pacjent mówi „przy okazji”, a które nigdy nie trafiają do dokumentacji.

I bardzo często widzi też coś jeszcze – różnice. Różnice w zaleceniach, różnice w podejściu, różnice w tym, jak ten sam przypadek jest tłumaczony przez różnych członków zespołu. Nie dlatego, że ktoś robi coś źle. Tylko dlatego, że brakuje wspólnego punktu odniesienia.

Kiedy każdy pracuje dobrze, ale całość nie działa tak, jak powinna

W wielu gabinetach problemem nie jest brak kompetencji. Lekarze wiedzą, co robią, podobnie higienistki i asystentki wiedzą. A mimo to coś nie działa tak, jak powinno. Problem zaczyna się tam, gdzie kończy się komunikacja. Każdy pracuje według własnych założeń. Każdy ma swoją „wersję” ustaleń. Każdy działa poprawnie – tylko nie zawsze w tej samej historii leczenia. I wtedy gabinet zaczyna przypominać nie jeden system, ale kilka równoległych.

Koszt, którego nie widać od razu

Dysfunkcja organizacyjna rzadko objawia się spektakularnym błędem. Częściej wygląda jak zmęczenie zespołu, powtarzające się nieporozumienia i poczucie, że „ciągle coś trzeba gasić”. Zamiast pracy systemowej pojawia się reakcja. Zamiast spójności – naprawianie bieżących sytuacji. Zamiast pewności – domyślanie się, co miało być zrobione. I choć gabinet nadal działa, to coraz częściej działa „na biegu”, a nie w strukturze.

10 minut, które zmieniają więcej niż nowy sprzęt

Jednym z najprostszych narzędzi, które potrafią zmienić sposób pracy całego zespołu, jest krótka poranna odprawa. Nie musi ona być formalna ani długa. Wystarczy kilka minut, żeby odpowiedzieć na proste pytania: Co dziś jest ważne? Co się zmieniło? Gdzie mogą pojawić się trudności? Kto potrzebuje wsparcia? Bo dopiero wtedy zespół działa na tych samych ustaleniach, bez zgadywania, bez domysłów.

Zmiana nie zaczyna się od systemu, tylko od świadomości

Wiele gabinetów próbuje rozwiązywać problemy organizacyjne przez narzędzia, nowe systemy, procedury czy checklisty. Ale narzędzia nie naprawią czegoś, co nie jest wspólnie rozumiane. Kluczowe pytanie brzmi nie „czego nam brakuje?”, tylko: „czy my w ogóle działamy jako jeden zespół, czy tylko w jednym miejscu?”

Higienistka jako pierwsza widzi, że coś przestaje być spójne

W wielu przypadkach to właśnie higienistka jako pierwsza zauważa, że coś przestaje być spójne. Nie dlatego, że szuka problemów. Tylko dlatego, że widzi pacjenta w czasie, kiedy inni widzą tylko fragmenty. I czasem to właśnie ona jako pierwsza czuje, że gabinet zaczyna działać w kilku różnych rytmach naraz. Nie musi mieć formalnej funkcji lidera, żeby wpływać na zmianę. Wystarczy, że zaczyna nazywać to, co inni jeszcze tylko czują.

Gabinet nie psuje się nagle – on traci spójność

Najbardziej niebezpieczny moment w pracy gabinetu nie jest kryzysowy. To moment, w którym wszystko „działa”, ale coraz trudniej powiedzieć, czy działa razem. Pacjenci są przyjmowani.

Grafik się zgadza. Zabiegi się odbywają. Ale spójność między ludźmi powoli się rozluźnia. I właśnie wtedy zaczyna się najcichsza, ale najdroższa forma dysfunkcji.

Źródło: https://www.rdhmag.com/

– Rozmowa, rozmowa i jeszcze raz rozmowa – według hig. stom. Martyny Zawadki właśnie to jest najlepszą receptą na trudne sytuacje w trakcie pracy w gabinecie. – Dzięki temu zawsze udaje się wypracować kompromis i nie dochodzi do żadnych tarć – podkreśla. Zapraszamy do obejrzenia materiału filmowego!