Zmianę nazw na paragonie zaczynamy od… cennika

Zanim zabierzemy się za programowanie kasy i wprowadzanie do bazy towarowej nazw identyfikujących oferowane przez nas usługi, musimy kilka minut poświęcić na uporządkowanie cennika. Pracownicy fiskusa, działając w oparciu o wytyczne Ministerstwa*, mogą bowiem w czasie kontroli skarbowej porównać zamieszczone w nim pozycje z nazwami usług oraz cenami drukowanymi na paragonach.

Posiadanie cennika jest obowiązkowe
Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów „W sprawie szczegółowych zasad uwidaczniania cen towarów i usług oraz sposobu oznaczania ceną towarów przeznaczonych do sprzedaży” (Dz. U. Nr 99, poz. 894 ze zm.) każdy sprzedawca detaliczny ma obowiązek oznaczenia towarów ceną, przy czym sposób oznakowania powinien zapewniać prostą i niebudzącą wątpliwości informację o wysokości poszczególnych cen.
W przypadku firm oferujących wyłącznie usługi (a taką firmą jest według Ministra Finansów gabinet stomatologiczny), klient musi być informowany o cenach za pomocą cennika. Przy czym cennik musi zawierać „dokładne określenie rodzaju i zakresu usług” oraz znajdować się „w miejscu widocznym i ogólnodostępnym” (§ 11. 1. rozporządzenia).

Między młotem a kowadłem wymagań fiskusa
Trudno nie zauważyć, iż spełnienie wymogu „dokładnego określenia rodzaju i zakresu usług” poniekąd zmusza lekarzy do stosowania rozbudowanych, wielowyrazowych określeń, identyfikujących poszczególne zabiegi stomatologiczne. Stąd też w dentystycznych cennikach w większości królują bardzo długie nazwy, typu: „Odbudowa zęba złamanego za pomocą wkładów k-k standartowych”, „Resekcja wierzchołka korzenia zęba wielokorzeniowego”, „Reminalizacja szkliwa preparatem GC Tooth Mousse”, „Zabieg zniesienia nadwrażliwości po wybielaniu (za każdy ząb)”.
Jednocześnie to samo Ministerstwo Finansów domaga się, aby równie dokładna i precyzyjna nazwa usługi pojawiała się na wręczanym pacjentowi paragonie fiskalnym. Niestety, ze względów praktycznych (niewielki obszar wydruku) – to wymaganie jest absolutnie nierealne.
Tak więc stomatolog może:
– albo maksymalnie uprościć i skrócić nazwy, które umieścił w cenniku (licząc na to, iż krótka nazwa zmieści się na paragonie, a fiskus nie zakwestionuje poprawności cennika),
– albo maksymalnie uprościć i skrócić nazwy, które będą drukowane na paragonie (i narazić się tym samym na zarzut niewłaściwej identyfikacji wykonywanych w gabinecie usług, a także niezgodność paragonu z cennikiem).
Niezależnie więc od tego, które rozwiązanie wybierze, przy złej woli urzędników podatkowych może zostać oskarżony o złamanie obowiązujących przepisów oraz ukarany mandatem skrabowym.

Tę kuriozalną sytuację – rodem z Paragrafu 22 Josepha Hellera – jeszcze bardziej komplikuje nadrzędna dla większości lekarzy zasada poszanowania prawa pacjenta do zachowania w poufności informacji dotyczących wprost lub mogących sugerować stan jego zdrowia lub rodzaj chorób, na które cierpi. Zdaniem wielu stomatologów, ujawnianie tego typu danych na paragonie jest sprzeczne z ustawą o zawodzie lekarza, która zobowiązuje stomatologów do zachowania tajemnicy lekarskiej. Opinia Ministerstwa Finansów, iż „informacje, które zawiera paragon fiskalny, nie pozwalają na identyfikację klienta” – jest odbierana przez większość środowiska medycznego jako zwykłe przekłamanie.
Reasumując – widniejąca na paragonie nazwa powinna jednocześnie: identyfikować daną usługę stomatologiczną zgodnie z nowym rozporządzeniem o kasach fiskalnych, być zgodna z nazwą zamieszczoną w cenniku (nowa interpretacja Ministra Finansów) oraz respektować prawo pacjenta do poufności danych odnoszących się do stanu jego zdrowia.
Zaproponowane we wcześniejszym artykule rozwiązanie, polegające na wprowadzeniu do cennika liczbowo-literowych kodów, pozwala w pewnej mierze na pogodzenie tych sprzecznych wymagań (Zobacz: Programowanie nowych nazw na paragonie czas zacząć!). Ponadto metoda ta jest od lat stosowana przez wielu przedsiębiorców (np. z branży budowlanej) i jak dotąd nie budziła zastrzeżeń fiskusa.

Wprowadzamy nowe nazwy – praktyczne wskazówki
1. W pierwszej kolejności przeglądamy cennik i sprawdzamy, czy zawiera wszystkie oferowane przez nas usługi.
2. Do każdej usługi dopisujemy własny kod literowo-liczbowy. Najlepiej, aby kody były skrótami poszczególnych działów stomatologii, np. Endo-1, Implant-1, Ortodoncja-1, Protetyka -1, jednak to, jaki kod wprowadzimy, tak naprawdę zależy od naszej inwencji.
3. Kody wyróżniamy boldem lub za pomocą kolorowej czcionki, tak aby pacjenci podczas lektury cennika nie mogli ich przeoczyć. Dzięki temu zabezpieczamy się przed sytuacją, w której niezadowolony z naszych usług pacjent w donosie do urzędu skarbowego stwierdzi, iż nie wie, co oznacza kod na paragonie i do jakiej usługi się odnosi.
4. Nową wersję cennika drukujemy, a następnie kładziemy lub wieszamy w ogólnodostępnym i widocznym miejscu. Zawsze prosimy pacjentów o zapoznanie się z cennikiem, zwłaszcza gdy mamy do czynienia z osobami, które po raz pierwszy odwiedziły nasz gabinet.
5. Samodzielnie lub za pomocą serwisanta programujemy bazę towarową. Ponieważ każda wprowadzona do pamięci kasy usługa otrzymuje odrębny rekord (czyli numer, zwany też kodem PLU), dlatego też liczba kodów PLU powinna odpowiadać liczbie usług wyszczególnionych w cenniku – jeżeli posiadamy w cenniku np. 88 pozycji, musimy zaprogramować 88 kodów. Odtąd aby wystawić paragon, będziemy musieli najpierw wystukać na klawiaturze odpowiedni kod PLU, a następnie wpisać cenę. Aby nie męczyć się z zapamiętywaniem, jaki kod odpowiada jakiej usłudze, warto przyjąć zasadę, iż kod PLU jest identyczny z numerem porządkowym usługi w cenniku.
6. W trakcie programowania bazy towarowej możemy również zaprogramować cenę. Warto jednak pamiętać, iż wpisanie konkretnej wartości spowoduje, iż automatycznie pojawi się ona na paragonie. Jeżeli więc w związku z daną usługą stosujemy widełki cenowe, powinniśmy w tym miejscu wpisać wartość 0,00 zł.

* w opublikowanej 13 września INTERPRETACJI OGÓLNEJ Nr PT7/033/1/589/MHL/13/RD-94492 w sprawie oznaczania na paragonie fiskalnym nazwy towaru lub usługi Minister Finansów stwierdził co następuje: „Podatnicy świadczący usługi (dokonujący szeregu czynności składających się na dostawę towaru) mogą przy określaniu nazwy usługi (towaru) wykorzystywać nazewnictwo stosowane przez siebie przy tworzeniu zasad odpłatności (cennika)”.

B.Sz.