Zasady komunikacji mailowej z pacjentem gabinetu stomatologicznego
Zasady komunikacji mailowej z pacjentem gabinetu stomatologicznego
Maile są jedną z nowoczesnych form komunikacji z pacjentami stosowaną przez coraz większą ilość gabinetów stomatologicznych. W większości przypadków za kontakt z pacjentami odpowiadają asystentki stomatologiczne, niekiedy zajmujące się również recepcją gabinetu. Warto więc wiedzieć, w jakich sytuacjach można wysłać pacjentowi maila i jak zrobić to w sposób poprawny.
Zdecydowana większość gabinetów stomatologicznych korzysta w codziennym funkcjonowaniu z Internetu. Standardem są już profesjonalne strony internetowe, a także korzystanie z poczty internetowej w komunikowaniu się z pacjentem. W wielu przypadkach za jej obsługę odpowiada asysta stomatologiczna, która często zajmuje się również prowadzeniem szeroko rozumianej recepcji. W kontakcie mailowym z pacjentem, podobnie jak w kontakcie osobistym, należy przestrzegać kilku zasad.
Najważniejszą regułą jest w miarę regularne odbieranie poczty oraz odpisywanie na wiadomości. Długa zwłoka w odpowiedzi stawia dany gabinet w niezbyt korzystnym świetle – skoro dysponuje on pocztą mailową, podaje jej adres na wizytówkach czy stronie internetowej, to ma obowiązek jej używać. Brak odpowiedzi na maila może zrazić do gabinetu zarówno dotychczasowych pacjentów, jak i tych dopiero zainteresowanych jego usługami. Najlepiej jest ustalić sobie stałą godzinę, w której sprawdza się skrzynkę i odpisuje na maile.
W mailowym kontakcie z pacjentami należy zwrócić szczególną uwagę na zachowanie odpowiedniej formy. Wiadomość najlepiej jest zacząć od odpowiedniego zwrotu grzecznościowego, pamiętać trzeba również o podpisaniu się, aby odbiorca miał świadomość, z kim koresponduje. Dobrym pomysłem jest wpisanie w ustawienia danego adresu mailowego niezmiennej stopki, czyli końcowego fragmentu maila, zawierającego imię i nazwisko osoby piszącej, jej stanowisko, numer telefonu do kliniki czy godziny jej otwarcia. To duże ułatwienie i znaczna oszczędność czasu. Istotne jest także to, aby nie pisać maila wielkimi literami – w tzw. netykiecie jest to odbierane jako podnoszenie głosu na odbiorcę.
W jakich sytuacjach to asystentka-recepcjonistka może zainicjować kontakt mailowy z pacjentem? Zalicza się do nich np. poinformowanie go o możliwości odbioru wyników badań, niespodziewanej nieobecności lekarza, prośba o potwierdzenie terminu najbliższej wizyty lub przypomnienie o niej. Oczywiście należy mieć świadomość, że nie wszyscy pacjenci regularnie odczytują pocztę elektroniczną, więc jeśli po jednym lub dwóch dniach w skrzynce nie ma odpowiedzi, warto spróbować kontaktu telefonicznego. Uwaga! Bez zgody pacjenta nie wolno wysyłać mu drogą mailową żadnych wiadomości reklamowych, marketingowych, sprzedażowych itp. Stanowi to naruszenie prawa. Jeśli jednak w codziennej działalności gabinetu znajdują się takie praktyki, przy wypełnianiu kwestionariusza osobowego przez pacjenta przed pierwszą wizytą, należy poprosić go zgodę na wykorzystanie jego adresu mailowego w takich celach.
Komunikacja z pacjentem, nawiązywanie z nim długotrwałych relacji, profesjonalna obsługa – to elementy wpływające na pozytywny wizerunek gabinetu i pracującego w nim personelu.
AF
Fot. Unsplash, pixabay.com
POWIĄZANE ARTYKUŁY
Lekarz dentysta, który przed kilkoma miesiącami utracił prawo wykonywania zawodu, został aresztowany pod zarzutem leczenia stomatologicznego bez wymaganej licencji. Utrata możliwości dalszej pracy w zawodzie wiązała się z licznymi zarzutami, które od...
Rabaty to popularna i nierzadko skuteczna strategia marketingowa, często stosowana także przez gabinety stomatologiczne, aby przyciągnąć nowych pacjentów. Należy jednak zadać sobie pytanie, czy obniżanie cen usług to naprawdę najlepszy sposób na przy...
Mieszkanka stanu Pensylwania (USA) została skazana na karę więzienia za kradzież prawie 100 tys. dolarów z gabinetu stomatologicznego oraz restauracji, w których pracowała. 59-latka ukradzione pieniądze przeznaczała na… wakacyjne wyjazdy. Kimberly ...
Jest różnica między informacją a komunikacją. Dlatego uważnie słuchaj, czego oczekują twoi pacjenci i dostosuj oczekiwania do możliwości. My zaś często skarżymy się na to, że pacjenci nie słuchają lub nie przestrzegają naszych zaleceń. Z drugiej stro...
Blog to narzędzie, które może efektywnie wspierać działania prowadzone przez każdą firmę. Nie inaczej jest w przypadku praktyk dentystycznych. Jeżeli chcesz zainteresować swoją ofertą potencjalnych pacjentów i przekonać ich do wizyty w swoim gabineci...
W poprzednim artykule doszliśmy do punktu, w którym powinniśmy odpowiedzieć sobie na jedno zasadnicze pytanie. Czy aby na pewno my i nasz zespół mamy wystarczająco dużo czasu, by samodzielnie prowadzić działania marketingowe w naszym gabinecie? Odpo...
Świadectwa pacjentów, zarówno te wyrażane słownie, jak i publikowane w Internecie, mogą być dla stomatologów źródłem satysfakcji, potwierdzeniem słuszności obranej drogi zawodowej, ale też powodem obaw i problemów – także takich, na które dentyści w ...
W rozmowie z brytyjskim portalem stomatologicznym Dentistry.co.uk dr Cat Burford opowiada o swoich planach samotnej, prowadzonej bez wsparcia wyprawy na Biegun Południowy. Dr Burford opowiada o tym, skąd wziął się pomysł na podbój Antarktyki oraz jak...
Lekarz stomatolog z amerykańskiego stanu Illinois wkrótce trafi na 2,5 roku do więzienia federalnego po tym, jak w nieuczciwy sposób uzyskał kwotę 1,2 miliona dolarów na leczenie, które nie zostało przez niego przeprowadzone. Oskarżony przyznał się d...
Niezależnie od naszych osobistych odczuć w stosunku do mediów społecznościowych, wielu naszych obecnych i potencjalnych pacjentów jest aktywnych na Instagramie lub pod wpływem tych, którzy tam już są. W brytyjskim portalu Dentistry.co.uk Shaz Memon, ...
W najnowszym odcinku podcastu serwisu DrBicuspid.com wystąpił doktor prawa Alex Nottingham, założyciel i dyrektor generalny All-Star Dental Academy, który mówił o „cichych zabójcach” w gabinecie stomatologicznym – problemach, które niejednokrotnie po...
