Gabinet dentystyczny na skraju bankructwa

W obiegowej opinii prowadzenie prywatnej kliniki dentystycznej jest przepustką do dużych pieniędzy. Wiele osób jest przekonanych, że stomatolodzy – w odróżnieniu od przedsiębiorców działających w innych branżach – nie muszą się martwić brakiem klientów czy spadającym popytem na swoje usługi. Właścicielom klinik nie grozi również inna zmora polskich przedsiębiorców, czyli wielomiesięczne opóźnienia w płatnościach, które często kończą się utratą płynności finansowej. W przypadku zdecydowanej większości gabinetów klient płaci gotówką natychmiast po wykonaniu zabiegu i to płaci wcale niemałe pieniądze.
Czy prywatny gabinet dentystyczny może więc zbankrutować? A jeżeli tak – jakie błędy mogą doprowadzić do upadłości prywatnej kliniki? – pytamy pana Damiana Pietrzaka, prezesa INVEST PARTNER, firmy świadczącej kompleksowe usługi dla przedstawicieli wolnych zawodów w zakresie zarządzania osobistym i firmowym majątkiem.

– Jak Pan ocenia, czy prywatne gabinety stomatologiczne są dobrze zarządzane? Czy stomatolodzy są dobrymi przedsiębiorcami?
– Zupełnie niezłymi – ale tylko wtedy, gdy firma znajduje się w dobrej kondycji finansowej i nie musi się zmagać z otoczeniem rynkowym. Kiedy jednak pojawiają się pierwsze kłopoty, właściciele prywatnych klinik często nie potrafią w porę wychwycić niepokojących sygnałów ani w elastyczny sposób na nie zareagować. Często kończy się to utratą płynności finansowej – zaczyna brakować pieniędzy na kupno materiałów oraz na wynagrodzenie dla personelu. Bywa, że ten trend spadkowy bardzo trudno potem odwrócić.

– Jakie są najczęstsze przyczyny finansowych problemów, w jakie popadają właściciele klinik?
– Jak wspomniałem, problemy zaczynają się najczęściej w banalny sposób. W momencie, gdy klinika świetnie sobie radzi, wielu właścicieli traci czujność, nie analizuje rynku, lekceważy działania konkurencji. Myśli „jestem dobrym fachowcem i zawsze będę miał pacjentów” lub „nawet jeśli kilku pacjentów odejdzie, to najwyżej podniosę ceny i bilans się wyrówna”. Z moich obserwacji i doświadczenia wynika również, że na tym etapie rozwoju firmy wielu właścicieli nie przywiązuje wagi do tak łatwego zarobionego pieniądza i popada w pułapkę konsumpcyjną. Zamiast zastanowić się, co będzie za rok, dwa, dziesięć, zamiast budować w tym czasie rezerwy finansowe, właściciele ci beztrosko wydają pieniądze na różne luksusowe dobra kompsumpcyjne.

– Czy to źle, że korzystają z owoców swojej ciężkiej pracy? Czy właściciel świetnie prosperującej kliniki, którego stać na kupno najnowszego modelu Mercedesa, rzeczywiście powinien oszczędzać?
– Oczywiście, stomatolog może w dowolny sposób wydawać zarobione przez siebie pieniądze. Musi jednak trzymać rękę na pulsie, zachowując równowagę w finansach. Pieniądze na konsumpcję można przeznaczyć tylko wtedy, kiedy nasza firma spełnia trzy istotne warunki: posiada odpowiednią rezerwę finansową, plan awaryjny na wypadek niesprzyjających wydarzeń losowych oraz – to warunek konieczny – dobrze zaprojektowaną strategię rozwoju (model biznesowy). Natomiast wracając do tematu najczęściej popełnianych błędów, które mogą grozić upadłością kliniki, z reguły są to:

– nietrafione inwestycje, np. kupno drogiego sprzętu diagnostycznego, z którego potem korzysta garstka pacjentów, a firma przez lata musi spłacać drogi kredyt lub leasing,

– nieumiejętność zbilansowania wydatków z dochodami (koszty stałe rosną, a przychody kształtują się na stałym poziomie lub spadają),

– brak jakiekolwiek startegii marketingowej, brak pomysłów, jak przyciągnąć klientów. Dla mnie, jako finansisty, jest zdumiewające, jak wielu właścicieli klinik stomatologicznych prezentuje postawę „nie muszę się wysilać, bo pacjenci i tak do mnie przyjdą”. Jeśli można, posłużę się w tym miejscu autentycznym przykładem: właścicielka prywatnego gabinetu w małym miasteczku od lat przyzwyczajona do sytuacji, że jest jedynym stomatologiem w okolicy, nagle zostaje zaskoczona faktem, iż w „jej” miasteczku powstały 2 inne gabinety, które zaczęły podkradać „jej” pacjentów. Zamiast przeanalizować sytuację i sprawdzić, dlaczego faktycznie pacjenci odchodzą (z ciekawości, ze względu na lepszą jakość usług, lepszy sprzęt, agresywną reklamę), pani ta rekompensowała sobie ubytek pacjentów coraz bardziej podnosząc ceny. Efekt był do przewidzenia – po roku gabinet ledwo wychodził na swoje.

Przyczyną finansowych problemów firmy mogą być również niespodziewane zdarzenie losowe, np. długotrwała niezdolność do pracy z powodu wypadku lub choroby. I znów odwołam się do swoich doświadczeń – ŻADEN stomatolog, który zwrócił się do mnie o pomoc, nie pomyślał wcześniej o tym, że w pewnym okresie swojego życia może zostać zmuszony do absencji zawodowej. Oczywiście, utrata dotychczasowych dochodów w dramatyczny sposób odbijała się na kondycji finansowej firmy – z reguły stomatolodzy ci mieli do spłacenia jakieś kredyty lub leasingi, do tego dochodziły koszty stałe prowadzenia gabinetu oraz wydatki na codzienne utrzymanie (opłaty, rachunki, jedzenie). Jeżeli firma nie miała żadnej rezerwy finansowej (a najczęściej nie miała) – już po kilku miesiącach zaczynały się problemy z płynnością finansową.

– Co właściciel podupadającego gabinetu może zrobić, aby zahamować tendencję spadkową? Wielu przedsiębiorców – nie tylko stomatologów – jest kompletnie bezradnych wobec takiej sytuacji i zupełnie nie ma pomysłu, w jaki sposób wybrnąć z narastających jak lawina kłopotów i uchronić klinikę przed bankructwem, a w najlepszym razie – przed wegetacją.
– Rzeczywiście, kiedy sprawy idą w złym kierunku, bardzo trudno o obiektywną ocenę sytuacji. Tym bardziej, że większość sił i czasu zabiera nam wówczas walka o przetrwanie. To trochę tak, jakbyśmy próbowali ugasić płonący statek dziurawym wiaderkiem – pożar nadal szaleje, statek powoli idzie na dno, a my podejmujemy chaotyczne działania, które w niczym nie poprawiają naszej sytuacji. Dlatego – choć dla wielu osób jest to bardzo trudne – najpierw należy zdystansować się wobec problemu, a następnie wykonać następujące czynności:
– przeanalizować sytuację, w jakiej się znaleźliśmy i zdefiniować popełnione wcześniej błędy (złe decyzje inwestycyjne, brak pacjentów, zobowiązania kredytowe, dublujące się ubezpieczenia, kiepska lokalizacja itp.). Chciałbym w tym miejscu dodać, iż należy to robić zawsze na kartce papieru, a nie w głowie!
– wziąć pod lupę cash flow, czyli przepływ pieniądza,
– zbudować od nowa model biznesowy, uwzględniający zdobyte przez nas doświadczenia, a następnie konsekwentnie go realizować.

– Budowanie modelu biznesowego, analiza cash flow… czy nie wymaga Pan zbyt wiele od zapracowanych, zajętych pacjentami lekarzy? Przecież do tego typu działań potrzebna jest specjalistyczna wiedza, której stomatolodzy w większości nie mają. Nikt ich nigdy nie uczył, jak prowadzić firmę, jak określić minimalny pułap rezerwy finansowej, jak inwestować nadwyżki, jak analizować strumień kosztów i jak intepretować wszystkie te dane.
– Wbrew pozorom, budowanie modelu biznesowego i wyznaczanie strategii działania wcale nie jest trudne. Stomatolodzy, z którymi współpracowałem, szybko uczyli się, jak należy to poprawnie robić i z powodzeniem stosowali tę wiedzę w swojej praktyce.

– Wiem, że radzi pan swoim Klientom, aby zamiast popadania w panikę, stworzyli realistyczny plan ratunkowy, umożliwiający przezwyciężenie finansowych kłopotów. Co powinien zawierać plan naprawy finansów firmy?
– Myślę, że ten temat jest zbyt obszerny, aby opisać go w kilku zdaniach.
 

– W takim razie może wrócimy do niego w następnym wywiadzie?
– Sądzę, że tak będzie najlepiej. Porozmawiamy wówczas o tym, w jaki sposób zmniejszać koszty stałe i na czym polega analiza portfela finansowego. A także o kilku innych, ważnych elementach składających się na perspektywiczną strategię działania..

Dlaczego prywatny gabinet stomatologiczny może zbankrutować wyjaśniał Damian Pietrzak, prezes firmy INVEST PARTNER.

INVEST PARTNER świadczy kompleksowe usługi dla przedstawicieli wolnych zawodów w zakresie zarządzania majątkiem w obszarze inwestycyjnym, finansów prywatnych, doradztwa podatkowego i prawnego, private bankingu, planów spadkowych i emerytalnych, opieki nad ubezpieczeniami. Jest również niezależnym partnerem Lloyd’s Coverholder Polska. INVEST PARTNER wspiera swoich Klientów proponując im takie usługi, jak Tarcza Podatkowa i Prawna, Concierge czy Family Office. Może poszczycić się rekomendacjami wielu wybitnych lekarzy specjalistów. Ich lista znajduje się na stronie: www.investpartner.pl