Praktyczne wskazówki, jak sprawnie przeprowadzić roczną inwentaryzację

Oto garść informacji ułatwiających sprawne i zgodne z przepisami przeprowadzenie rocznej inwentaryzacji.

Jak przeprowadzić spis z natury

1. W przypadku drobnych przedsiębiorców podstawowym dokumentem inwentaryzacyjnym jest tzw. arkusz spisowy, stosowany podczas spisu z natury. Ustawodawca nie narzucił ogólnie obowiązującego wzoru tego formularza, dlatego przedsiębiorca może go sporządzić we własnym zakresie lub też skorzystać z dostępnych w Internecie druków.

2. Arkusz spisowy powinien być sporządzony w dwóch egzemplarzach. Jeden egzemplarz należy po zakończeniu inwentaryzacji przekazać księgowej, natomiast drugi powinna zatrzymać tzw. osoba odpowiedzialna materialnie. Warto zadbać o to, aby strony formularzy spisowych były ponumerowane i opatrzone pieczątką firmy.

3. Wszelkie korekty zapisów w arkuszach mogą być dokonane wyłącznie w trakcie spisu, przy zachowaniu zawartych w ustawie o rachunkowości wymogów dotyczących poprawiania błędów (parafowanie poprawek).

4. Arkusz spisu z natury powinien zawierać co najmniej następujące dane:
– imię i nazwisko właściciela zakładu (nazwę firmy),
– datę rozpoczęcia i zakończenia spisu z natury,
– termin przeprowadzenia inwentaryzacji (jeżeli różni się on od daty spisu z natury),
– numer kolejny pozycji arkusza spisu,
– szczegółowe określenie nazwy składnika majątku, w tym także symbol identyfikujący (należy posługiwać się nazwami materiałów i towarów, które widnieją na fakturach, a nie nazwami, którymi zwyczajowo posługujemy się w gabinecie – w ten sposób unikniemy błędów oraz nieścisłości),
– jednostkę miary (np. szt. kg, op.),
– ilość składników majątku stwierdzoną w czasie spisu z natury (zgodną ze stanem faktycznym). Pod ostatnim składnikiem należy umieścić klauzulę: „Spis zakończono na pozycji…”
– cenę (w złotych i groszach) za jednostkę miary, wartość wynikającą z przemnożenia ilości składnika majątku przez cenę jednostkową oraz łączną wartość spisu z natury.

Ważne – należy wcześniej ustalić z księgową, czy podajemy w spisie cenę netto czy brutto, czy też powinniśmy wpisać do dwóch odrębnych rubryk obie te wartości.

5. Ostatnim etapem spisu z natury jest podpisanie formularza spisu przez przedsiębiorcę, osobę odpowiedzialną materialnie oraz przez członków komisji inwentaryzacyjnej, o ile taka komisja została przez kierownika jednostki wcześniej powołana (jednak w mniejszych firmach zatrudniających 1–2 pracowników powoływanie komisji raczej nie jest praktykowane). Podpisanie formularza stanowi potwierdzenie, iż osoba odpowiedzialna materialnie nie ma zastrzeżeń do zapisów w arkuszu.

Pamiętajmy – celem spisu z natury jest ustalenie rzeczywistej wartości składników majątku. Aby uniknąć zafałszowania wyników remanentu, należy uniknąć bałaganu i dublowania tych samych czynności przez osoby wydelegowane do przeprowadzenia spisu!!!

Spis z natury jest tylko jednym z etapów inwentaryzacji
Spis z natury składników majątkowych oraz ich wycena nie kończą procesu inwentaryzacji. Kolejny etap remanentu ma jednak charakter czysto rachunkowy – osoba odpowiadająca za ewidencję księgową najpierw:
– porównuje wyniki wyceny, tzn. zestawienie faktycznych stanów wynikających z remanentu ze stanami określonymi w księgach,
– określa różnice między stanami ujawnionymi podczas remanentu i stanami księgowym,
– a następnie (wspólnie z właścicielem firmy) wyjaśnia różnice stosownie do przyczyn ich powstania i dokonuje odpowiednich przeksięgowań.

Ważne! Zgodnie z art. 138 ust. 1 pkt. 13 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych, zaniechanie przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji lub dokonanie inwentaryzacji w sposób niezgodny ze stanem rzeczywistym jest naruszeniem dyscypliny finansów publicznych.

B.Sz.